Разработка правил пользования служебным автомобилем. Приказ об использовании

В зависимости от специфики деятельности организации, любая фирма может иметь определенное количество транспорта в штатном автопарке. Для вождения коммерческих автомобилей нанимаются профессиональные водители, методика приема и оформления права вождения которых регламентируется специфическими документами.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

каким образом оформляется использование служебного автомобиля и кого назначают в качестве ответственного лица;
как происходит оформление приказа об использовании служебного автомобиля;
полагается ли наказание за использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование служебного автомобиля

Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность. С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

обеспечивать финансовыми средствами для покупки горючего топлива;
оформлять очередные технические осмотры, оплачивая услуги станции обслуживания;
приобретать расходные материалы и запчасти, если из-за неисправности механизмов водитель не может вывезти авто с места стоянки;
оплачивать парковку, если организация на имеет собственного места для стоянки служебного транспорта.

Конечно, любой наниматель заинтересован в том, чтобы обеспечивать функционирование компании с наименьшими затратами, и если у человека будет свой личный транспорт, то начальник сможет сэкономить существенные средства из-за отсутствия необходимости приобретать машину для коммерческих целей. Но в таких случаях директор организации обязан составить с водителем, имеющим личный транспорт, соглашение, по которому обязуется выплачивать компенсации в случае поломки и выхода из строя автомобиля при выполнении поручений.

Бухгалтерской отчетностью регистрируется каждый выезд штатного автомобиля, при этом, учитывается расход топлива и износ запчастей. Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка. Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию. За порчу коммерческого имущества полагается административная ответственность в виде штрафов и мгновенное увольнение с занимаемой должности.

Сразу оговоримся, касаться случаев, когда работник использует служебный автомобиль без санкции администрации, мы не будем. Нас интересуют только ситуации, когда с разрешения руководства служебный автомобиль используется в личных целях работника (директора или другого наделенного «властными» полномочиями лица).

Давайте посмотрим, как на практике «разруливают» такие ситуации, чтобы впоследствии по ним было меньше проблем при проверках.

«Ничего не вижу, ничего не знаю…»

Самый простой вариант - это полное камуфлирование поездок в личных целях под хоздеятельность. Начальство, как правило, трудится сверхурочно и вполне может регулярно осуществлять в нерабочее время поездки по производственным вопросам (на руку здесь играет и отмена путевых листов для легковых автомобилей).

Так что неудивительно, что даже при таких поездках автомобиль «используется» исключительно для служебных целей. Разумеется, это строго закреплено соответствующим приказом (распоряжением) по предприятию.

А если руководству нужно осуществить длительную поездку, то оформляется служебная командировка, хозяйственность которой подтверждается соответствующими документами (хотя бы протоколами о намерениях).

ГСМ, естественно, полностью списывается в затраты, как израсходованный в хозяйственной деятельности предприятия.

Этот первый вариант, конечно, неплох , но далеко не все любят по жизни лукавить , а кто-то, может, просто опасается бдительного ока проверяющего (или «Кости Перестукина», т. е. чужого человека в своей команде). Поэтому рассмотрим варианты с «узакониванием» поездок «налево» на служебном транспорте.

При этом варианте все оформляется в русле трудовых отношений . Возможность использования в нерабочее время служебного автомобиля в личных целях работника фиксируется в трудовом (коллективном) договоре . А чтобы дополнительно не усложнять ситуацию, лучше оговорить, что все расходы, связанные с таким использованием (заправка авто ГСМ, его техобслуживание), производятся работником за счет его собственных средств. Сделать это можно, например, оговорив в договоре: «во время использования автомобиля для личных поездок заправка его ГСМ, проведение необходимого техобслуживания производятся работником за счет его собственных средств. При этом к началу рабочего дня автомобиль должен быть в исправном состоянии и иметь количество ГСМ не меньшее, чем на конец предыдущего рабочего дня . Положительная разница в количестве ГСМ, образовавшаяся на начало дня, используется работником при последующих поездках по личным вопросам».

В таком случае, по сути, имеем дело с «натуральной» оплатой труда. Главное, что никакой передачи автомобиля в бесплатное пользование здесь нет

Тем не менее с налогообложением этого соцпакета не все гладко. И здесь можно выделить два варианта: один для осторожных , второй - для тех, кто в силах отстаивать свою позицию .

1. Вариант для осмотрительных

Налог на прибыль. Поскольку такое использование авто оформляется как натуральная выплата работнику, это снимает вопрос об использовании автомобиля не в хозяйственной деятельности предприятия. То есть амортизация такого автомобиля, как производственного ОС, будет начисляться в общем порядке.

Однако, поскольку такое использование автомобиля не является бесплатным , то для определения суммы, подлежащей включению в налоговый доход, используется норма п. 153.10 НКУ («договорная цена» такого использования, «но не ниже обычных цен»). В свете чего приходим к выводу, что в доход по налогу на прибыль логично включать начисленную работнику сумму дохода (как она рассчитывается - см. ниже). А поскольку такая «выплата» предусмотрена в трудовом договоре, то на общую сумму заработной платы работника (которая включает в себя и такую натуроплату) следует увеличить расходы на основании п. 142.1 НКУ.

НДФЛ и ЕСВ. Обложение такой суммы «премии» НДФЛ должно производиться с применением нормы п. 164.5 НКУ, предусматривающей не только повышающий коэффициент, но и обычные цены . Безусловно, использование обычных цен предусмотрено, во-первых, для подконтрольных согласно ст. 39 НКУ операций, а во-вторых, только по налогу на прибыль и НДС. Однако в данном случае мы бы не рекомендовали «идти на принцип». Лучше определять обычные цены, используя методы , приведенные вп. 39.3 ст. 39 НКУ (как мы предлагали делать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 69 на с. 15), например, исходя из стоимости аренды аналогичного авто.

Ну и естественно, данная неденежная выплата, как составляющая ФОТ, подлежит обложению ЕСВ .

НДС. При данном варианте едва ли уместно говорить об отсутствии налоговых обязательств. Да, обычные цены в отношении НДС в данном случае применяться не должны, однако начисленный доход работника говорит о том, что договорная стоимость все-таки существует. В качестве базы обложения (в свете действующей редакции п. 188.1 НКУ ) здесь тоже логично принять начисленную работнику сумму дохода (премии). При этом не исключаем, что налоговики потребуют крутить на эту сумму НДС «сверху».

2. Вариант для смелых

Как мы указывали выше, неоднозначность в налогообложении этой натуроплаты существует. Дело в том, что, строго говоря, она не указана в Инструкции № 5 как составляющая ФОТ. Пункт 2.3.4 этого документа приводит исчерпывающий перечень подобных выплат и пользования автомобилем там нет. Кроме того, существует еще и п.п. 164.2.17 НКУ , которым при желании можно вообще освободить данную натуроплату от НДФЛ . Но обо всем по порядку.

НДФЛ и ЕСВ. Согласно абз. «а» п.п. 164.2.17 НКУ в налогооблагаемый доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо, включается, в частности, стоимость использования объектов материального имущества, принадлежащих работодателю и предоставленных налогоплательщику в бесплатное пользование, кроме случаев, когда такое предоставление предопределено выполнением трудовой функции в соответствии с трудовым договором или предусмотрено нормами коллективного договора .

В данном случае, если предоставление автомобиля «предусмотрено нормами коллективного договора», этого уже достаточно для необложения такой суммы согласно данной норме НКУ

Тем не менее налоговики могут с этим и не согласиться (особенно в свете того, что они приостановили в ЕБНЗ действие своей нефискальной консультации, касающейся применения данной нормы). Проблема в том, что данная норма сформулирована крайне неудачно , ведь согласно определению дополнительное благо не может быть связано с выполнением обязанностей трудового найма. И несмотря на такое определение, законодатель прямо называет выплату, оговоренную трудовым (коллективным) договором, дополнительным благом, что само по себе неверно.

Что касается ЕСВ, то, как мы уже указали, п. 2.3.4 Инструкции № 5 дает основания смелым налогоплательщикам утверждать, что такая выплата не включается в ФОТ , а значит, и не облагается ЕСВ. Если же проверяющие будут толковать его расширительно (считая, что в нем приведен не исчерпывающий перечень), то, на худой конец, можно отбиваться от ЕСВ ссылкой на «неФОТ овский» п. 3.21 той жеИнструкции, в котором указаны расходы на перевозку работников к месту работы как собственным , так и арендованным транспортом (кроме оплаты труда водителей). Мол, по личным целям катались только на работу.

Налог на прибыль. Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте. С той лишь разницей, что в расходы эта натуральная выплата попадет не как составляющая ФОТ, а как «любая другая оплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон», упомянутая в том же п. 142.1 НКУ .

НДС . Здесь налоговые последствия такие же, как и в первом варианте.

При всей привлекательности данного варианта мы бы не рекомендовали им пользоваться из-за перечисленных в части НДФЛ и ЕСВ недостатков

Отношения оформляются в рамках гражданско-правового поля: заключается договор аренды транспортного средства (см. ст. 798 - 805 ГКУ ). При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне (но подтвердив его калькуляцией - отталкиваясь в ней, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее «копейку» прибыли).

Обратите внимание: согласно ст. 799 ГКУ такой договор аренды подлежит нотариальному удостоверению .

В договоре аренды можно, например, оговорить, что автомобиль используется поочередно как арендодателем, так и арендатором, а предоставление автомобиля арендатору возможно только для использования его в период, когда он не используется арендодателем. Использование же автомобиля в личных целях в рабочее время исключается. Ежедневная передача от арендодателя арендатору и обратно может производиться на основании отметок в соответствующей ведомости. При этом логично указать, что арендодатель предоставляет при передаче транспортного средства арендатору необходимые для эксплуатации документы: свидетельство о регистрации, страховой полис.

В части налогов здесь все стандартно - определенная в договоре сумма арендной платы облагается НДС и включается (за вычетом НДС) в доход предприятия .

Что касается дохода работника, то НДФЛ в этом случае возникать не должен. Единственной зацепкой может быть п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ , согласно которому в доход включается сумма скидки обычной цены (стоимости) товаров (работ, услуг), индивидуально предназначенной для налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, применить его в данном случае крайне сложно .

Еще один вариант - оформление договора ссуды (см. гл. 60 ГКУ ) на тех же условиях, которые мы обозначили выше в отношении аренды. Напомним, что этот договор предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока. Такой договор ссуды транспортного средства (поскольку одна сторона - физлицо) в соответствии с ч. 4 ст. 828 ГКУ тоже подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

А теперь о налоговых последствиях.

Налог на прибыль. Поскольку имущество будет передано в бесплатное пользование только в нерабочее время, то, на наш взгляд, нет оснований говорить о переводе его в непроизводственные основные средства . Из эксплуатации автомобиль также не выводится. А других оснований для неотражения в налоговом учете амортизации НКУ не предусматривает.

Следовательно, амортизация должна начисляться в общем порядке

И даже если налоговики будут утверждать о необходимости перевода в непроизводственные основные средства «на вечер», то «с утра» они опять станут производственными (абз. 3 п. 146.15 НКУ ).

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

6.1) вознаграждение и иные выплаты за исполнение трудовых обязанностей, получаемые членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом Российской Федерации;

7) пенсии, пособия, стипендии и иные аналогичные выплаты, полученные налогоплательщиком в соответствии с действующим российским законодательством или полученные от иностранной организации в связи с деятельностью ее обособленного подразделения в Российской Федерации;

8) доходы, полученные от использования любых транспортных средств, включая морские, речные, воздушные суда и автомобильные транспортные средства, в связи с перевозками в Российскую Федерацию и (или) из Российской Федерации или в ее пределах, а также штрафы и иные санкции за простой (задержку) таких транспортных средств в пунктах погрузки (выгрузки) в Российской Федерации;

9) доходы, полученные от использования трубопроводов, линий электропередачи (ЛЭП), линий оптико-волоконной и (или) беспроводной связи, иных средств связи, включая компьютерные сети, на территории Российской Федерации;

9.1) выплаты правопреемникам умерших застрахованных лиц в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании;

10) иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации.

Primum noli nocere

С уважением, Никитин Александр Викторович

Primum noli nocere

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной теме могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

Химки (Московская область)

Юрист, кадровый консалтинг

Усть-Лабинск (Краснодарский край)

Жуковский (Московская область)

Комсомольск-на-Амуре (Хабаровский край)

На служебной машине, но без водителя

В последнее время в объявлениях о поиске сотрудников на ту или иную вакансию принято наряду с заработной платой указывать и социальный пакет, то есть набор бонусов, бесплатно предоставляемых работникам (питание, оплата мобильной связи, занятий в спортклубе и т.п.). В некоторых компаниях к подобным бонусам относится и служебный транспорт.

Путевой лист или доверенность?

Если менеджеру в дополнение к служебной машине не полагается личный водитель и он будет сам ею управлять, то работодателю изрядно придется поломать голову над тем, как оформить право своего сотрудника на управление автомобилем. Нужно ли менеджеру среднего звена выдавать путевой лист как штатному шоферу или достаточно обычной доверенности?

В поисках ответа обратимся к Правилам дорожного движения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.10.93 № 1090. В соответствии с п. 2.1.1 Правил водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки:

· регистрационные документы и талон о прохождении техосмотра;

· документ, подтверждающий право владения, пользования, распоряжения транспортным средством;

· в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз;

· страховой полис ОСАГО.

Из этого перечня видно, что по общему правилу водитель должен иметь при себе документ, подтверждающий право владения автомобилем (именно таким документом является доверенность). А путевой лист необходим только в случаях, установленных законами и иными нормативными актами. Сложность в том, что законодательство четкого перечня подобных случаев не устанавливает.

Устав автомобильного транспорта РСФСР не содержит указаний на то, должен ли оформляться путевой лист, если в обязанности управляющего автомобилем работника не входит перевозка грузов или пассажиров. Однако ст. 47 Устава гласит, что записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе оформляется пользование автомобилем с оплатой работы по повременному тарифу.

А Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», утвердившее форму путевого листа легкового автомобиля (форма № 3), разъясняет, что он является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

На основании этих нормативных актов можно сделать вывод, что оформлять путевой лист следует, только если это необходимо для оплаты труда водителя. А учитывая, что менеджеру служебный транспорт выдается не для перевозки грузов или пассажиров, значит, оформлять путевой лист не нужно. Организации достаточно выдать своему сотруднику доверенность на управление машиной.

На служебном транспорте по своим делам

Иногда работник получает не только служебный транспорт, но и согласие работодателя использовать его в нерабочее время «в разумных пределах».

Каков порядок использования работником служебного транспорта? А оформление сопутсвующей документации? В том числе путевые листы, предрейсовые осмотры? Какие документы необходимо составить работодателю для пользования работником служебного автомобиля?

Ответ

сообщаем следующее : Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.

Для предоставления автомобиля необходимо:

Закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);

Издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;

Оформить акт приема-передачи.

Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.

Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры» .

1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?

«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:

водительское удостоверение;
свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
полис ОСАГО;
приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.

Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.

I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?

1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.

2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*

Пример

Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей.

4. Включите фамилию сотрудника в полис ОСАГО.

5. Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем.

За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. 5.27КоАП РФ).

Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. 2.1.1 ПДД).

6. Оформите путевой лист .

При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД , как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте .

В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.

Дополнительно к теме

О путевых листах

Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Они руководствуются требованиями:

Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав);

Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. 2 Приказа № 152). То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. лицах и ИП, эксплуатирующих автотранспорт. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. 9 Приказа № 152).

То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться.

На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа .

Как правильно поступать, чтобы избежать штрафов? Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД.

Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. 10 Приказа № 152).

II. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем?

Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику.

Доплачивать сотруднику надо, если он выполняет работу водителя — перевозит грузы или людей. Изучите трудовой договор работника или должностную инструкцию, если она является частью этого договора (ст. 57 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. 1-2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ).

Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена.

Обратите внимание

Даже если работник возит какие-то грузы (например, торговый представитель — образцы) и в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат (письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1).

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях , когда, например:

В должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкция;

Работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение);

Работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодателя;

Положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдела».

2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

«Предрейсовые медосмотры проводить нужно, а послерейсовые - только если водители возят пассажиров, например сотрудников организации, или опасные грузы*.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Обязательные медосмотры водителей включают в себя предварительные, периодические (не реже одного раза в два года), предрейсовые и послерейсовыемедосмотры (абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Обязательные предрейсовые медосмотры организация должна проводить в течение всего времени работы сотрудника в качестве водителя, кроме водителей, которые управляют автотранспортом, выезжающим по вызову экстренных оперативных служб (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителейтранспортных средств, утвержденные Минздравом и Минтрансом России, не делают никаких исключений для организаций, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).

В то же время в законодательстве прямо предусмотрено, что обязательные послерейсовые медосмотры нужно проводить в течение всего времени работы сотрудника водителем, только если его работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Таким образом, предрейсовые медосмотры водителей проводить нужно в любом случае, даже если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд. А послерейсовые медосмотры водителей нужно проводить, только если они возят пассажиров, например руководителя организации или других сотрудников, или опасные грузы. Если же водители перевозят только корреспонденцию, то послерейсовые медосмотры проводить не нужно.

Подробнее о порядке проведения предрейсовых медосмотров в медпункте организации см. Как организовать предрейсовые медосмотры сотрудников».

3. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

«Организация может использовать:

унифицированные формы;
самостоятельно разработанные путевые листы. Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля с или оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано*.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами 8, 9, 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н, пунктами 8, 12 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Порядок предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141, который вступит в силу только 24 декабря. Но поскольку требование проставлять отметку о предрейсовом контроле в путевых листах прямо прописано в действующих приказах Минздрава и Минтранса, ставить ее нужно и до этой даты.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152)».

С уважением, Валентина Яковлева,

эксперт Системы Юрист

Ответ утвержден Александром Поленковым,

ведущим экспертом Системы Юрист

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

Уменьшение затрат каждой из сторон.
Отсутствие строгого правового регулирования.
Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

м. п.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА РАБОТНИКАМИ ЛЁНЯ»

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ № ____

Лёня», принят в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

город Москва 2015 год

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об эксплуатации служебного автотранспорта работниками Лёня» (далее по тексту – Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту также - автомобиль или служебный автомобиль).

Положение определяет права и обязанности Общества с ограниченной ответственность «Дядя Лёня» (далее – Общество) и работников Общества, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Общества автотранспортных средств, принадлежащих Обществу.

2. Предоставляемый работнику Общества автомобиль является собственностью Общества.

3. Автомобиль предоставляется работникам Общества, оформленным на работу в Обществе по трудовому договору , и занимающим должности, исполнение обязанностей по которым связанно с частыми служебными поездками.

Получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Обществу за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

Умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

Угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

Управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

Управления автомобилем лицом, не имеющим путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

Использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

Перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

Использования автомобиля для неслужебных целей;

Непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

Нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Обществе.

2. Работник, управлявший автомобилем Общества и виновный в причинении ущерба Обществу, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

Положение РАЗРАБОТАЛ :

Ведущий юрист

Лёня» ____________ ____________

«___» июля 2015 года

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

Лёня _____________ ____________

«___» июля 2015 года

Главный бухгалтер

Лёня» _______________ ____________

«___» июля 2015 года

ЛИСТОК ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с Положением об эксплуатации служебного автотранспорта

работниками Лёня»

	подпись	дата