Администратор – одна из самых ответственных должностей в отеле. Именно он встречает гостей и создает первое впечатление от пребывания. Круг обязанностей администратора гостиницы не ограничивается работой за стойкой регистрации, он дает поручения обслуживающему персоналу, общается с постояльцами и делает все возможное для их комфортного пребывания.

Рассмотрим подробнее, какими качествами должен обладать такой специалист, чем ему придется заниматься каждый день и, где можно получить образование, которое позволит начать карьеру в этой интересной профессии.

Описание профессии администратора гостиницы

Администратор гостиницы объединяет в себе несколько ролей: менеджер, специалист по работе с клиентами, секретарь, управляющий отдела обеспечения. Это напряженная работа, где требуется коммуникабельность, позитивный настрой, стрессоустойчивость, умение проявлять лидерские качества и управлять.

Стремительное развитие международной индустрии гостеприимства порождает стабильную потребность в профессиональных администраторах, которые не только умеют консультировать клиентов и выдавать ключи, но и разбираются в тонкостях гостиничного бизнеса.

Знание нескольких языков, качественное образование и опыт работы открывают таким специалистам двери международных пятизвездочных отелей и частных бутик-отелей класса люкс. Они могут работать в любой точке мира, начиная с маленьких европейских городков и заканчивая большими курортами на островах Карибского моря.

Обязанности администратора гостиницы

Начнем с того, что профессия администратора обязывает знать все о работе гостиницы и событиях на ее территории. Он приветствует и регистрирует постояльцев, следит за доставкой багажа в номер, отвечает на все возникающие вопросы не только гостей, но и персонала, осуществляет чек-аут, информирует о дополнительных услугах и доставляет корреспонденцию.

Чем еще занимается администратор гостиницы? Он отвечает за создание домашнего уюта и комфорта всем гостям. Его зона ответственности: бронирование номеров, контроль за уборкой освободившихся комнат, сменой белья и лампочек, надлежащим состоянием бассейнов, баров и ресторанов. По сути, это оперативный управляющий, от работы которого зависит эффективность всего отеля.

Подведем итог, администратор отвечает за:

• бронирование номеров;
• чек-ин, размещение и чек-аут гостей;
• оплату проживания и ведение финансовой отчетности;
• общение с постояльцами и потенциальными клиентами;
• контроль за качеством обслуживания клиентов;
• организацию работы обслуживающего персонала гостиницы;
• разрешение конфликтных и форс-мажорных случаев.

Требования к администратору гостиницы

Эта профессия требует внимательности, стрессоустойчивости, дружелюбности, тактичности, мультизадачности и коммуникабельности. Администраторы должны знать психологию людей, уметь проявлять «мягкие навыки» и управлять коллективом. Пригодится деловая хватка и умение вести документооборот. Обязательно – знание иностранных языков, при этом, чем больше, тем лучше. Немаловажно выглядеть ухоженно, презентабельно и аккуратно.

Дополнительные требования:

• образование в сфере гостиничного бизнеса;
• опыт работы (стажировка);
• грамотная речь;

Бурное развитие индустрии туризма и усиление конкуренции привело к повышению качества обслуживания клиентов. Поэтому отели предпочитают нанимать высококлассных администраторов, которые получили профильное образование, а за время обучения прошли несколько стажировок. Так они получают компетентного профессионала и не тратят дополнительных средств на переподготовку малоопытного работника.

Качественное образование администратора гостиницы становится не просто приятным бонусом, а необходимостью и требованием времени.

Признанными лидерами обучения в сфере гостеприимства являются швейцарские школы и . Здесь студенты со всего мира изучают гостиничный менеджмент по самым разным специализациям: финансы, HR, маркетинг. Существуют программы Бакалавриата, Магистратуры и Второго высшего. Человек с любым уровнем подготовки и предыдущим опытом работы найдет подходящий вариант обучения. Выпускники Ле Рош и Глион знают все о работе компаний в индустрии гостеприимства, внутренних бизнес-процессах и тонкостях работы с клиентами. Подробнее об обучении гостиничному менеджменту можно официального центра зачисления – STUDIES&CAREERS.

Администратор – это только начало! Получив высшее образование в Швейцарии, вы сможете работать управляющим гостиницы, менеджером по персоналу, директором по развитию или маркетологом. Сделайте первый шаг, и вам откроется целый мир!

Каждая профессия по-своему интересная и в то же время сложная. Престижной и перспективной считается должность администратора гостиницы – это первый человек, с которым встречается посетитель отеля, поэтому на администраторе лежит ответственная задача – создать положительное первое впечатление об отеле.

Какие права, обязанности и требования у данной должности? И что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция являет собой документ, который определяет права, обязанности, функции и ответственность, которую несет сотрудник организации, работая на определенной должности, в данном случае администратора гостиницы.

Раздел «Общие положения» состоит из такой информации:

• К какой категории относится сотрудник;
• Кем освобождается и назначается на должность;
• Какое лицо назначается на эту должность;
• Какими документами руководствоваться;
• Какие правила и какую информацию необходимо знать.

В разделе «Должностные обязанности» обозначены обязанности по руководству отелем и персоналом, какие действия должен в обязательном порядке совершать работник.

В «Правах» обозначены права администратора, что он имеет право совершать касательно своей деятельности.

«Связи по должности» обозначают тех, кому подчиняется администратор и с кем осуществляет взаимодействие по компетентным вопросам.

В «Оценке работы и ответственности» закреплена оценка работы администратора по его результатам работы, а также ответственность, которую несет работник на своей должности.

Вверху документа обозначается название организации, место составления, кем была утверждена, подпись и дата.

В конце инструкции содержится наименование должности руководителя, подпись и дата, а также подпись и дата того, кто был ознакомлен с инструкцией, то есть администратора гостиницы.

Скоро инвентаризация и придется составлять по ней акт, но как? Ответ на этот вопрос вы найдете

Данная специальность, с одной стороны, сложная и ответственная, но с другой стороны увлекательная и интересная. У вас есть возможность развиваться, общаться с людьми из разных стран и на разных языках.

Но что самое главное – это получение бесценного опыта в работе администрирования. И для того, чтобы стать настоящим специалистом и профессионалом своего дела, необходимо, помимо ознакомления с инструкцией, совестное и ответственное ее выполнение.

Хотите узнать больше о должности администратора гостиницы, тогда посмотрите это видео:

Организация рабочего места администратора гостиницы

Место расположения стойки ресепшен

Стойка ресепшен находится с правой стороны с входа.

Рабочее место администратора. Оборудование за стойкой. Программное обеспечение

За стойкой администратора находится: Компьютер, телефон, факс, кассовый аппарат, терминал, калькулятор, канцелярские пренодлежности, ксерокс.

Программное обеспечение Shelter.

Специфика деятельности администратора в гостинице

Характеристика требований предъявляемых к администратору гостиницы

На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет. Администратор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.

Администратор гостиницы должен знать:

· Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания.

· Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.

· Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов.

· Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.

· Основы экономики, организации труда и управления.

· Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы.

· Законодательство о труде.

· Правила внутреннего распорядка.

· Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

На время отсутствия администратора гостиницы (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора гостиницы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Специфика функций администратора в зависимости от вместимости и назначения отеля

Администратор регистрирует и расселяет гостей, заботится о доставке багажа в номер, объясняет постояльцам правила отеля, информирует о дополнительных услугах, выдаёт ключи и забирает их на хранение, когда гости на время покидают гостиницу. Если на имя постояльца приходит корреспонденция, администратор вручает её адресату. Правда, многие обязанности администратора постояльцам не видны. Например, он ведёт учёт занятых и освободившихся номеров, бронирует номера, следит за тем, чтобы они были готовы к приёму гостей. Уборка номеров, смена белья и т.п. - это обязанность горничной. Но администратор контролирует, чтобы всё было сделано вовремя. Если где-то перегорела лампочка или в баре номера кончилась минералка, он направляет соответствующего сотрудника, чтобы тот всё исправил. Иными словами, администратор координирует работу гостиничных служб, чтобы гостям было уютно и комфортно. В то же время администратор следит, чтобы гость не забыл оплатить номер. Он разрешает конфликтные ситуации, если гостю что-то не нравится в обслуживании. Но если сам гость норовит затеять драку или что то типо того, администратору приходится призвать его к порядку - вежливо, но строго. А когда не получается, на помощь приходит охрана гостиницы.

Администратор как функционально-связующее звено всех служб гостиницы

Администратор является функционально - связующее звено всех служб гостиницы, так как к администратору стекается вся информация из служб:

Служба питания

Службы горничных

Прачечная

Структура соподчинения работников гостиницы (кому подчиняется администратор, кто находится в подчинении администратора)

Администратор Службы приема и размещения гостиницы подчиняется непосредственно начальнику Службы приема и размещения. Т.к. администратор гостиницы имеет доступ практически к любой информации по каждому гостю и информации по гостинице в целом, требования к соблюдению конфиденциальности для него, как и для всех других работников Службы приема и размещения, повышены. На время отсутствия администратора гостиницы (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, при наличии у данного лица специальной подготовки.

Гостиничный бизнес активно развивается не только за границей, но и на просторах нашей страны. Насыщение рынка услуг приводит к тому, что между владельцами отелей возникает жесткая конкуренция. Как следствие, внедряется более тщательный отбор кандидатов на место служащих отелей.

Особенно пристально владельцы присматриваться к соискателям, претендующим на должность администратора. Ведь репутация их заведения напрямую зависит от того, насколько качественно он будет выполнять свою работу. А потому каждый желающий заполучить это место должен заранее знать, в чем заключаются обязанности администратора гостиницы.

Лицо гостиницы

В современном отельном бизнесе администратор – это лицо всего работающего там персонала. Поэтому не стоит удивляться, если владелец будет всеми силами стремиться к тому, чтобы у него на этом месте работал достойный человек. При этом совершенно неважно, будет это мужчина или женщина – тут уж шансы равны у всех.

При выборе кандидата куда важнее то, насколько умело он способен справляться с поставленными задачами. Также немаловажным фактором является его внешность, манера речи и поведения. Ведь инструкция администратора гостиницы – это лишь свод правил, который сможет освоить каждый, а вот умение себя подать – черта, присущая немногим.

Требования к администратору

Давайте же более детально разберем, какие требования может предъявить будущий работодатель к своему подчиненному. Ведь, благодаря этому, можно будет не только подготовиться к предстоящему тестированию, но и лучше понять специфику работы в гостиничном бизнесе.

Итак, каким должен быть администратор гостиницы?

1. Коммуникабельность – главная черта этого работника. Это обосновывается тем, что 80 % работы связано с общением с людьми.
2. Хорошая дикция. Без нее никак, в противном случае могут возникнуть трудности во взаимопонимании между администратором и клиентами.
3. Креативность и смекалка. Довольно часто придется сталкиваться с ситуациями, из которых нужно будет найти нестандартный выход.
4. Обязанности администратора гостиницы подразумевают ведение бухгалтерии, что требует ответственности и организованности.
5. Порой проблемы могут возникнуть в самый неподходящий момент, поэтому администратор должен всегда быть готовым выйти на работу.

Как стать администратор гостиницы?

Приятной новостью является то, что для этой профессии не нужно получать специализированное образование. Это облегчает жизнь будущим сотрудникам, однако во всем этом есть и негативные стороны.

Поскольку диплома, подтверждающего наличие необходимых навыков, попросту не существует, то основной бумагой, влияющей на решение работодателя, является резюме администратора гостиницы. И если соискатель отправляется на собеседование с владельцем большого отеля, то главными пунктами в упомянутом документе будут: наличие опыта и рекомендации.

У многих возникнет вполне логичный вопрос: "А как получить опыт работы, если без него не берут на эту должность?" В действительности все очень просто: для начала необходимо будет заполучить менее престижную должность, например, такую как администратор мини-гостиницы. Пускай оклад здесь не слишком большой, зато будет что написать в резюме.

Также можно попытать счастья и пройти к цели сквозь низы. То есть изначально устроиться работать, скажем, официантом, а потом не спеша подниматься по карьерной лестнице. Но этот вариант занимает слишком много времени, и никто не даст гарантии, что в конечном счете должность администратора достанется именно вам.

Обязанности администратора гостиницы

Теперь перейдем непосредственно к тому, что входит в обязанности администратора. Ведь именно эта информация должна интересовать будущих управляющих отелей в первую очередь. Хотя следует заметить, что многое зависит от самой гостиницы и ее владельца, а поэтому не стоит наивно верить тому, что везде будут одинаковые условия труда.

Итак, каковы же обязанности администратора гостиницы?

1. Первостепенная задача – это общение с клиентами. Так, администратор следит за тем, чтобы постояльцы были обеспечены всем необходимым. При возникновении вопросов, трудностей или недопонимания он должен как можно быстрее помочь клиентам.
2. Хотя сейчас на ресепшен ставят отдельную категорию людей, порой администратору приходиться выполнять и эти обязанности. В частности, принимать звонки, бронировать номера, доносить нужную информацию клиентам и так далее.
3. Также администратор гостиницы – это человек, который руководит всем остальным персоналом. Он должен следить за тем, чтобы все выполняли свою работу, как следует, а в случае халатности – наказать провинившегося сотрудника.

Особенности работы

Среди главных достоинств этой профессии в первую очередь следует отметить зарплату. Даже в небольших гостиницах администратор будет получать довольно неплохой оклад. Также эта работа весьма интересна и хорошо подойдет тем, кто любит живое общение.

Среди недостатков - повышенная психологическая нагрузка, ведь приходится работать в постоянном моральном напряжении. Помимо этого, довольно сложно устроиться на перспективное место с первого раза, особенно если нет опыта или рекомендаций.