Как закупать продукцию. Коммерческая деятельность по оптовым закупкам товаров. Программа планирования сезонных закупок

Законом 44-ФЗ предусмотрено несколько способов проведения государственных закупок. Некоторые пользуются большей популярностью и применяются в качестве основных, в то время как другие используются гораздо реже. Но все они имеют свои особенности, нюансы и ограничения в применении и это нужно учитывать, выбирая способ закупки. В статье расскажем о наиболее популярных способах закупок и разберемся, какой способ выбрать в том или ином случае.

Наиболее популярные способы закупок

Как показывает практика, часто применимыми и востребованными способами закупок являются:

электронный аукцион;
закупки у единственного поставщика;
запрос котировок;
открытый конкурс.

Кроме того, они наиболее прозрачные, конкурентные и выгодные для заказчика. В свою очередь, закрытые способы закупок, запрос предложений, конкурс с ограниченным участием или двухэтапный конкурс допустимы только в установленных для них случаях, если это не противоречит Закону № 44-ФЗ. Однако при выборе способа закупок, заказчик должен ориентироваться не только на популярность и доступность того или иного способа, его преимущества или собственные пожелания, но также на ограничения и требования, обозначенные в Законе № 44-ФЗ. Все указанные способы предъявляют определенные требования к заказчику и условиям контракта и используются в определенных случаях.

Обратите внимание, что за выбор неправомерного способа закупки предусмотрена административная ответственность.

В каких случаях можно выбрать закупку у единственного поставщика

Закупка у единственного поставщика наиболее удобна для заказчиков в том случае, если цена контракта незначительна. Заказчик может разово закупать у единственного поставщика любые товары, работы, услуги на сумму не более 100 000 рублей. Правда, в п. 4 ч. 1 ст. 93 есть ряд условий и их не стоит игнорировать.

Основные достоинства процедуры закупки у единственного поставщика:

можно заключить контракт с известным заказчику поставщиком;
не нужно отвлекать значительные ресурсы на проведение процедуры заключения контракта;
минимальные риски нарушений при проведении процедуры закупки, не зависящие от заказчика, например, технический сбой на электронной площадке;
меньшая длительность и простота процедуры по сравнению с конкурентными способами определения поставщика.

В то же время, закупка у единственного поставщика имеет несколько недостатков:

высокий риск возникновения претензий со стороны проверяющих. в связи с тем, что данный способ закупки связан с широкими возможностями для злоупотреблений при расходовании бюджетных средств и рисков сговора с поставщиком;
ограниченные возможности снизить цену контракта или обеспечить наилучшие условия его выполнения в связи с отсутствием конкурентных процедур выбора поставщика.

Перечень случаев, в которых заказчик может осуществлять закупки у единственного поставщика, содержится в ч. 1 ст. 93. В случаях, не указанных в перечне, закупать товары (работы, услуги) у единственного поставщика заказчик не имеет права.

Если заказчик не обязан использовать какой-либо конкретный способ, но закупка у единственного поставщика невозможна, тогда проводится открытый конкурс (ст. 48) или электронный аукцион (ст. 59). А в ряде случаев, можно провести запрос котировок (ч. 2 ст. 72) или запрос предложений (ч. 2 ст. 83).

Оксана Шипунова на вебинаре « » рассказала об особенностях закупки у единственного поставщика.

Электронный аукцион

Максимальная прозрачность и объективность в выборе победителя — основная причина популярности электронных аукционов.

Достоинства электронного аукциона:

минимальный риск предъявления претензий относительно процедуры проведения закупки: приема и регистрации заявок, возврата обеспечения заявок, хранения электронных документов, поскольку эти функции обеспечиваются оператором электронной площадки.
незначительное количество ограничений на проведение электронного аукциона. В этом случае снижается вероятность проверки правильности выбора способа определения поставщика;
сохраняется конфиденциальность участников и, следовательно, снижается вероятность сговора или подлога;
возможность привлечь к организации и проведению электронного аукциона специализированную организацию.

Однако, электронный аукцион имеет ряд недостатков, которые тоже нужно учитывать:

невозможно оценить качество поставляемых товаров (работы, услуги), так как заявки участников оцениваются только по цене;
более длительная процедура определения поставщика по сравнению с запросом котировок, запросом предложений и закупкой у единственного поставщика;
риск срыва сроков и нарушения процедуры проведения электронного аукциона по причине технических сбоев на электронной площадке;
риск возникновения претензий к заказчику из-за возможных ошибок в ходе процедуры, так как она сложна и многоэтапна;
невозможно выделить несколько лотов, как это предусмотрено при проведении конкурса и закрытого аукциона.

Формат электронного аукциона используется в двух случаях: когда этот способ прямо предписан нормами закона или, когда применить другие, более удобные для заказчика, способы невозможно из-за существующих ограничений.

1) если осуществляются закупки товаров, работ, услуг, включенные в перечень, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р, либо в дополнительный перечень, установленный высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ — заказчик обязан провести электронный аукцион.

2) заказчик вправе самостоятельно выбрать электронный аукцион:

если закон не позволяет закупить товары (работы, услуги) у единственного поставщика или путем запроса котировок,
если оценивать предложения участников по качеству товаров (квалификации участников, опыту работы и другим нестоимостным критериям) не нужно.

Запрос котировок

Запрос котировок — наиболее удобный для заказчика способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя) независимо от вида товаров, работ, услуг, если необходимо оперативно провести небольшую по стоимости закупку.

Запрос котировок также проводится для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера.

Ограничения проведения заказчиком запроса котировок содержатся в ч. 2 ст. 72. Но в некоторых случаях ограничения, наложенные п. 2 ст. 72 на размер НМЦ контракта, можно не учитывать (ст. 75 и ст. 76).

Запрос котировок не может проводиться в случаях, если заказчик обязан применять закрытые способы определения поставщика (ч. 1 ст. 84) или путем проведения конкурса с ограниченным участием (ст. 56). Других ограничений на проведение запроса котировок нет.

Основными достоинствами процедуры запроса котировок являются:

определение поставщика происходит быстрее по сравнению с электронным аукционом и конкурсом;
минимальные риски возникновения претензий, связанных с ошибками в ходе процедуры, благодаря ее доступности, малому объему документации и четкой регламентации проведения;
минимальные риски нарушений, не зависящих от заказчика, например, технический сбой на электронной площадке;
возможность использовать для оценки заявок помимо критерия цены контракта иные (нестоимостные) критерии (ч. 1,4 ст. 32).

Запрос котировок имеет ряд недостатков:

высокая вероятность проверки на предмет правомерности выбора данного способа определения поставщика связи с установлением в ч. 2 ст. 72 ограничений на проведение запроса котировок;
более широкая зона ответственности заказчика по сравнению с электронными способами определения поставщика (прием и регистрация заявок, обеспечение их сохранности и конфиденциальности, хранение документов);
высокие риски участия в запросе котировок недобросовестных участников закупки в связи с отсутствием возможности установить обеспечение заявки;
отсутствие возможности выделять лоты при осуществлении закупки.

Статья обо всех нюансах этой закупочной процедуры

Открытый конкурс

Проведение открытого конкурса позволяет:

получить больший объем сведений о потенциальных поставщиках, в частности, узнать не только предлагаемую цену, но также квалификацию поставщика, возможные гарантии и т.д.
часть функций по проведению открытого конкурса передать сторонней организации, что очень помогает при сложных закупках.

Конкурс с ограниченным участием

Проведение открытого конкурса с ограниченным участием возможно в конкретных случаях:

При закупке товаров, работ, услуг, осуществление которых является технологически сложным по причине их специфического характера, и реализация таких товаров, работ, услуг может быть выполнена исключительно специалистами, имеющими необходимый уровень квалификации и подготовки (Постановление Правительства РФ от 28.11.2013 № 1089);
При выполнении работ:
- Для сохранения объектов культурного наследия;
- Для реставрации музейных коллекций Музейного фонда РФ, документов Архивного фонда РФ и особо ценных и редких документов библиотечных фондов;
- При которых необходим допуск подрядчика (исполнителя) к библиотечным, архивным и музейным учетным базам данных и системам безопасности.

Двухэтапный конкурс

Заказчик имеет право провести двухэтапный конкурс при одновременном соблюдении двух условий:

конкурс проводится для заключения:
- контракта на проведение научных исследований, проектных работ (в том числе архитектурно-строительного проектирования), экспериментов, изысканий, на поставку инновационной и высокотехнологичной продукции;
- энергосервисного контракта;
- контракта на создание произведения литературы или искусства, исполнения (как результата интеллектуальной деятельности);
для уточнения характеристик объекта закупки необходимо провести его обсуждение с участниками закупки (ч. 2 ст. 57).

Закрытый конкурс

Закрытый конкурс считается достаточно длительной и сложной процедурой, поэтому он не популярен.

Закрытые способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) применяются только в четырех случаях:

1. закупок товаров, работ, услуг, необходимых для обеспечения федеральных нужд, если сведения о таких нуждах составляют государственную тайну;

2. закупок товаров, работ, услуг, составляющих государственную тайну, при условии, что такие сведения содержатся в документации о закупке;

3. заключение контрактов:

по страхованию, транспортировке и охране ценностей Государственного фонда драгоценных металлов и драгоценных камней РФ,
по страхованию, транспортировке, охране музейных предметов и музейных коллекций,
по страхованию редких и ценных изданий, рукописей, архивных документов (включая их копии), имеющих историческое, художественное или иное культурное значение;

4. закупок услуг по уборке помещений, услуг водителей для обеспечения деятельности судей, судебных приставов (ч. 2 ст. 84).

Запрос предложений

Главное достоинство запроса предложений — более короткие сроки его проведения, чем конкурс. При этом, важным недостатком является невозможность отмены проведения и внесения изменений в извещение и документацию.

Организовать закупку путем проведения запроса предложений возможно:

при закупке спортивного инвентаря и оборудования, спортивной экипировки, для участия и подготовки спортивных сборных команд РФ в Олимпийских и Параолимпийских играх (п. 2 ч. 2 ст. 83);
При заключении контракта с иностранной организацией для лечения граждан РФ за пределами РФ;
При проведении закупки дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями РФ, торговыми представительствами РФ и иными заказчиками для обеспечения своей деятельности за пределами РФ в случае, если цена контракта не превышает 15 000 000 рублей;
При закупке товаров, работ, услуг в случае расторжения контракта в соответствии с ч. 9 ст. 95 Закона № 44-ФЗ;
При закупке лекарственных препаратов по медицинским показаниям пациента (при наличии решения врачебной комиссии);
После признания повторного конкурса, электронного аукциона несостоявшимися;
При закупке изделий народных художественных промыслов с зарегистрированными образцами (в соответствии с Постановлением РФ от 18.01.2001 № 35);
При закупке услуг по защите интересов РФ, осуществляемых за ее пределами с привлечением экспертов и адвокатов (в случае подачи исков к РФ в судебные органы иностранных государств, международные суды и арбитражи).

Вебинары и программы обучения и повышения квалификации в Школе электронных торгов:

по торгам, где эксперты и практики делятся опытом участия в закупках, комментируют изменения в законодательстве, позицию ФАС и судов.

Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок».

10 844 просмотра

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С нее по существу начинается коммерческая работа. Чтобы продать товар покупателю и получить прибыль, необходимо располагать (владеть) товаром. оптовый розничный торговый маркетинг

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничной торговой сети для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Коммерческая работа по оптовым закупкам складывается из следующих этапов:

> изучение и прогнозирование покупательского спроса;

> выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

> организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;

> организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков;

> организация учета и контроля за оптовыми закупками.

Коммерческая работа по оптовым закупкам товаров должна базироваться на принципах и методах современного маркетинга, с помощью которых коммерческие работники получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия (т.е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым условием для успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Теория и практика маркетинга выработали целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского спроса, которые необходимо использовать при организации оптовых закупок товаров. К ним относят оперативный учет продажи товаров и движение товарных запасов за истекший период, изучение и обобщение заявок и заказов покупателей на приобретение и поставку товаров, учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей, проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с покупателями, экономико-математические методы прогнозирования спроса и др.

Для изучения и прогнозирования спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров оптовые базы должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

Коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия (поставщиковизготовителей) с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции, а также участвовать в совещаниях с работниками промышленности, в работе оптовых ярмарок, выставок-просмотров новых образцов изделий.

Коммерческим работникам необходимо постоянно следить за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных изданиях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталогами. Формирование товарных ресурсов является предметом постоянной работы торгового аппарата оптовых баз.

К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства, ВПК, тяжелой промышленности и др.).

Одной из важнейших коммерческих функций является закупочная работа. Правильно организованная, она не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Для решения этих задач работа по оптовым закупкам товаров должна включать в себя следующие операции:

а) изучение и прогнозирование покупательского спроса;
б) определение потребности в товарах;
в) выявление источников поступления товаров и выбор поставщиков;
г) установление хозяйственных связей с поставщиками;
д) контроль над исполнением договоров.

Принятие коммерческих решений по оптовым закупкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Объем и структура спроса населения развиваются под воздействием следующих факторов: социально-экономических (уровень денежных доходов населения, уровень розничных цен и т. д.); демографических (численность и состав населения, размер и состав семей и т. д.); природно-климатических; исторических; национальных и др. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявлять тенденции его изменения и развития.

Существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса, применяемые в оптовой торговле. Например, анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация выставок новых товаров.

Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Следующим элементом работы по закупке товаров является выявление источников их поступления и выбор поставщиков.

При проведении закупочной работы оптовые покупатели должны исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов региона, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках-изготовителях) и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах).

При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров. Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж.

Регулирование таких отношений осуществляется с помощью правовых норм гражданского законодательства. Так как взаимоотношения между покупателями и поставщиками возникают в процессе купли-продажи, то они строятся на базе договора купли-продажи или отдельного его вида -- договора поставки.

Важнейшей функций в закупочной работе является контроль входных потоков поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке продаж или сокращении объемов продаж. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

Закупочная система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара.

Данное взаимодействие обоюдовыгодно, так как позволяет выявить недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев.

Как правило, установленная на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в торговый процесс некачественной продукции и материалов.

Сложность осуществления контроля за выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке.

Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала отгрузки в закупочной работе используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель средний интервал поставки.

В случае возникновения отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая закупочная служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Таким образом, для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров необходимо систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров. С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные связи, предпочтительно прямые и долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей на стабильной договорной основе, так и у оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

Поставщики товаров

Одним из главных этапов коммерческой деятельности является выявление и изучение источников поступления товаров, то есть выбор поставщиков. Очень важно выбрать наиболее подходящих из них, с помощью которых и будет осуществляться закупка. Возникает необходимость всестороннего изучения поставщиков с точки зрения ассортимента и объема продаваемых товаров, условий поставки и других факторов.

В связи с большим многообразием поставщиков товаров на рынке бытовой техники и электроники применяется их классификация по различным признакам. Рассмотрим каким основные признакам удовлетворяют поставщики товаров магазина "Эксперт" г.Юрюзань [Приложение 4].

По территориальному признаку - это внутриобластные (г. Челябинск) и внеобластные (г. Екатеринбург, г. Санкт-Петербург) поставщики. По форме собственности - это частные предприятия. Все поставщики являются посредниками (это оптовые предприятия) - они закупают товары у поставщиков-изготовителей и реализуют их оптовым покупателям. Это обстоятельство указывает на то, что магазин тратит на каждую единицу товара больше, чем, если бы были организованы поставки напрямую от заводов-изготовителей. В нынешний период кризиса это обстоятельство может коренным образом повлиять на то, выживет или обанкротится данное предприятие.

Закупка товаров у поставщиков

Закупка товара является важнейшей составляющей частью коммерческой деятельности торговых предприятий. Она дает возможность сформировать необходимый ассортимент товаров для торговой сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно организационные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций.

К предварительным операциям по закупке относятся:

Изучение покупательского спроса,

Изучение источников поступления и поставщиков товаров,

Составление заявок и заказов на поставку товаров,

Разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

Собственно-закупочные операции включают в себя:

Заключение договоров [Приложение 4] и разовых сделок на поставку товаров,

Уточнение развернутого ассортимента поставляемых товаров,

Прием товаров и оплату их поставщикам.

Заключительные операции по закупкам подразделяются:

Оперативный учет выполнения договора поставки,

Оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение договора поставки,

Контроль за ходом выполнения закупочной работы.

Технология закупки товаров торговыми предприятиями зависит от источников поступления товаров. В магазине "Эксперт" основной поставляемой продукцией являются бытовая техника и электроника как отечественных, так и иностранных производителей. Поставки ведутся из городов: Челябинск (40%), Екатеринбург (40%) и Санкт-Петербург (20%). С поставщиками заключены договора на длительные сроки. Заказ товаров осуществляется по мере надобности пополнения ассортимента определенных видов товаров. Он оформляется по предоставляемым заказчику по электронной почте прайсам, в которых указывается стоимость товара и количество, имеемое в наличии. Составленный заказ отправляется так же с помощью электронной почты.

Правильно организованная закупочная работа способствует удовлетворению потребительского спроса, позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. Достичь этого можно выполнением ряда операций.

Принятие коммерческих решений по закупкам невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Объем и структура спроса населения меняются под воздействием ряда факторов: социально - экономических, демографических, природно-климатических, исторических, национальных и т.д. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них платить.

Полученные данные являются основой для определения потребности в товарах и уточнения их ассортимента.

Следующий этап работы по закупке товаров связан с выявлением источников их поступления и выбором поставщиков. Источниками закупок являются:

- промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;
- оптово-посреднические структуры;
- оптовые и оптово-розничные склады;
- поставки от зарубежных фирм и компаний.

Источники товарного обеспечения определяются, исходя из структуры конкретного рынка товаров, контингента покупателей, ассортимента товаров, товарооборачиваемости и финансовых возможностей торгового предприятия. Для оценки реальных и потенциальных возможностей поставщиков можно использовать следующие критерии:

- характер деятельности и возможности поставщика;
- конкретное положение поставщика на рынке закупок товаров;
- процедура и порядок исполнения коммерческих сделок;
- вероятность обеспечения необходимой номенклатуры и объема продукции;
- условия, гарантирующие качество приобретаемого товара;
- адекватное сочетание цены и потребительских свойств товара;
- условия поставки товара: стабильность, периодичность, сроки;
- предусматриваемая форма платежа и способы расчетов.

Анализ поставщиков по приведенным критериям позволяет установить оправданные требования по закупке и поставке товаров в торговое предприятие.

К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров. Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие финансовые, правовые и другие отношения. Суть их сводится к взаимовыгодным коммерческим сделкам и товарообменным операциям при купле-продаже товаров. Коммерческие сделки рассчитаны на закупаемую продукцию.

Коммерческим документом, представляющим договорные соглашения купли-продажи товара, является контракт. Из самого названия документа следует, что одна сторона осуществляет закупку, а другая - продажу. В контракте указывается содержание договорных условий, порядок исполнения взаимных соглашений и ответственность сторон, а также предусматриваются следующие основные обязательства:

- наименование и объем подлежащего поставке товаров;
- качество, комплектность, упаковка и маркировка товара;
- цена и форма расчетов;
- сроки выполнения поставок и порядок сдачи - приема товара;
- базисные условия поставки;
- гарантийная защита и санкции;
- юридические адреса сторон и дата заключения контракта.

Одним из существенных условий контракта является исходная цена, устанавливаемая на закупаемую продукцию. Обычно ориентируются на два вида цены: твердая и подвижная, или скользящая. Твердая цена применяется в сделках с короткими сроками поставки товаров. Она указывается в контракте и не подлежит изменениям при расчете. Скользящая цена - это цена, исчисленная в период исполнения сделки в результате принятия в расчет переменных рыночных величин при пересмотре договорной цены в стороны повышения или понижения. Ее использование предусматривается при сделках с длительными сроками поставок товаров.

Базисные или специальные условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товара и устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю. При исполнении контракта возникшие споры между сторонами по поводу договорных соглашений решаются в порядке, предусмотренном законодательством.

Порядок расчетов за поставляемую продукцию осуществляется безналично через банк путем перечисления денег со счета покупателя на счет поставщика.

Разновидностью договора купли-продажи является договор поставки, согласно которому поставщик - продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности.

Заключению договора поставки предшествуют переговоры о предстоящей сделке и согласование основных условий. В преддоговорный период обычно составляется проект договора, в котором учитывается договоренность, достигнутая сторонами.

Переговоры могут вестись путем переписки (почтовой, телеграфной, телетайпной), личных встреч и по телефону. Переписка используется при заключении сделок на основе принятия предложения одной из сторон заключить договор или выполнить заказ. Личные переговоры ведутся при заключении договоров поставки с поставщиками на оптовых ярмарках и выставках-продажах. Переговоры по телефону осуществляются при заключении сделок на товары повседневного спроса, хорошо известные покупателю. В этом случае по телефону согласовываются лишь цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность письменно.

Согласно ст. 432 ГК РФ, договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

По ст. 450 ГК РФ изменение и расторжение договора поставки возможны по соглашению сторон. Односторонний же отказ от исполнения договора поставки (полностью или частично) или одностороннее его изменение допускается в случае существенного нарушения договора одной из сторон (ст. 523 ГК РФ).

Основными коммерческими условиями договора поставки являются: периоды, графики и порядок поставки, а также приемки и расчетов за поставленные товары. Периоды поставки товаров определяются сроками поставки отдельных партий в течение срока действия договора. График устанавливается декадный, суточный, часовой и т. п. Порядок поставки включает их отгрузку (передачу) поставщиком либо покупателю, являющемуся стороной договора поставки, либо лицу, указанному в договоре и отгрузочной разнарядке, в качестве получателя.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях.

Принятие товаров покупателем сопровождается действиями в соответствии с договором поставки, требованиями, указанными в стандартах и другой нормативно-технической документации, инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству. Покупатель обязан в установленный срок проверить количество и качество принятых товаров и письменно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товаров.

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
подбор поставщиков, тендерные процедуры;
поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Контроль

Правила

Условия