На какие документы ставится печать организации. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах. Договоры с контрагентами

Заверка документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Простые (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)

5. Командировочные удостоверения.

6. Положение об организации.

7. Письма гарантийные.

8. Сметы расходов.

9. Удостоверения.

10. Устав организации.

11. Штатные расписания

12 Приказы по основной деятельности и выписки из них

13 Приказы по личному составу и выписки из них

14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них

Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.

35) Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющий документ.

Реквизиты удостоверения документов: гриф утверждения,подпись, печать.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

1. уставы;

2. положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

3. структура, штатная численность и штатное расписание;

4. акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

5. должностные инструкции;

6. правила внутреннего трудового распорядка;

8. расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Подпись. Подпись подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи на документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Такие полномочия определяются локальными нормативными актами организации (например, уставами, положениями, приказами). Документы структурных подразделений могут подписывать их руководители. По ряду вопросов право подписи имеют другие сотрудники организации.

На различных видах документов ставится разное количество подписей. Одна подпись ставится на документах, издаваемых единоначально. Так, подписываются одним должностным лицом приказы по основной деятельности или личному составу, распоряжения, телефонограммы, доверенности (кроме доверенностей на получение материальных ценностей). Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц или структурных подразделений, то на нем ставятся две и более подписей (в зависимости от количества ответственных).

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Печать. Реквизит «Печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.

Большинство документов, создающихся в организациях, не требует обязательного наличия оттиска печати. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация:

О фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации организации и т. д.);

Удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности);

Фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания материальных ценностей, платежные поручения, гарантийные письма).

Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

Государственные организации имеют гербовую печать (с изображением Государственного герба Российской Федерации). В негосударственных структурах существует приравненная к гербовой круглая печать. Помимо гербовой (или приравненной к ней) печати, организации могут иметь ряд простых круглых печатей.

36) Отметки на документе, их значение и оформление.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Служебными считаются отметки:

· о поступлении документа в организацию;

· резолюция;

· о контроле;

· об исполнителе;

· об исполнении документа и направлении его в дело;

· о наличии приложения;

· о заверении копии;

· идентификатор электронной копии документа.

1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).

2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

3.Отметка об исполнителе с одержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.

5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

· запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.

6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.

7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов.

8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.

ЗНАЧЕНИЕ

Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.

ТРЕБОВАНИЯ

· В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя.

· Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных

· Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать

· Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок

· Р. обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль

· Дата, указанная в Р., становится сроком исполнения документов

· Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа

· Допускается оформление Р. на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)

Если проставление печати в договорах - дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых - и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД).

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. "и" п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры "М.П.". В частности, реквизит "Место печати" присутствует в следующих унифицированных формах:

Товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

Акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);

Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);

Акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);

Актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

Путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

В акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

Командировочном удостоверении (форма N Т-10).

В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит "М.П. (штампа)". Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.

То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).

Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).

Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой "М.П.". При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура "М.П." использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы - Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно"; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.

Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:

Для акционерных обществ - п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах";

Для обществ с ограниченной ответственностью - п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";

Для унитарных предприятий - п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях";

Для некоммерческих организаций - ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

Для жилищных накопительных кооперативов - п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ "О жилищных накопительных кооперативах".

При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.

Примечание. Региональные законодательства продолжительное время еще сохраняли разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.1991 N 97). Этот порядок существовал в городе до 1997 г.

Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ , согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций .

Какой должна быть

Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес . Допускается указание на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.

Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.

Общепринятый размер равен 38-42 мм . Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).

Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.

Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.

Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.

Штамп ставится на документах, чтобы придать им юридическую силу. Однако далеко не вся документация нуждается в этом. На некоторых кадровых документах можно упустить проставление этого реквизита.

Штампом заверяются некоторые бухгалтерские бумаги (например, сметы и поручения). Обязательны и к заверению вся учредительная документация, договора, дополнительные соглашения.

Оттиск ставится внизу текста рядом с подписью должностного лица. Штамп ни в коем случае не должен попадать на расшифровку подписи. Иногда в месте проставления печати ставится отметка «М. П.» или «Место печати» и оттиск должен ставиться именно на нее.

Первичные

Первичная документация в компании относится к так называемому первичному учету, который означает самый первый этап обобщения операций в организации . Первичными считаются документы, которые могут подтвердить факт существования какой-либо хозяйственной операции. Все информация, которая содержится в «первичке», должна быть отражена в бухгалтерском учете.

Штамп ставится на тех первичных бумагах, которые выполнены по унифицированной форме. Пример унифицированного первичного документа — товарная накладная, выполненная по . Если компания сама утверждает форму какого-либо первичного документа, то проставление оттиска не является обязательным.

Приказы

Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.

Штамп не ставится ни на какой внутренней документации в компании. Единственный обязательный реквизит, который должен присутствовать на приказе – это подпись руководителя.

Фирменные бланки организации

Штамп ставится на бланке организации в зависимости от того, каким способом изготовлен бланк. Так, если бланк компании принадлежит к бланкам строгой отчетности, то оттиск на такой бумаге обязателен. Если же бланк организации выпущен на разноцветной бумаге с логотипом компании, то оттиск не ставится.

Для заверения обычного информационного письма на бланке организации достаточно проставить подпись должностного лица. В некоторых случаях оттиск на бланке компании обязателен к проставлению. Печать ставится на гарантийных письмах, а также на доверенностях (например, на представление интересов компании в суде или на получение материальных ценностей).

Другое

Проставление штампа на том документе, на котором он не ставится, не приведет ни к каким разбирательствам. Однако, если вы не проставите этот реквизит на обязательных к заверению таким образом бумагах, то последствия могут быть неблагоприятными.

Незаверенный должным образом документ лишается юридической силы, и как доказательство при судебном разбирательстве его уже нельзя будет рассматривать.

Кроме вышеназванных документов, обязательны к заверению следующие виды бумаг :

При заполнении трудовой книжки следует учитывать следующие моменты. Штамп организации должен обязательно стоять на титульной стороне книжки. Если у работника изменились анкетные данные – на внутренней стороне обложки. При увольнении запись об увольнении всегда должна сопровождаться синей печатью организации.

Типичные оттиски

В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду . Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.

Простой . Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
С микротекстом . В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и , а также организационная форма компании.
С окантовкой в виде орнамента . Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
Для ИП . Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как , адрес, а также ИНН.

На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.

Особенности проставления

Печать обязательна к проставлению на всех договорах, большинстве кадровых документах, а также на . Гарантийные письма и акты не имеют юридической силы, если на них не проставлен оттиск. Ничего страшного не случится, если на документе, на котором оттиск необязателен, его проставить. Однако следует всегда проставлять его там, где его присутствие может в дальнейшем понадобиться при судебном разбирательстве.

Некоторые фирмы разрабатывают специальное положение или инструкцию по применению печати. Как правило, утверждается она руководителем и содержит такие разделы, как перечень штампов, используемых в организации, место их хранения, а также порядок пользования.

Штамп ставится только рядом с подписью того должностного лица, которое имеет право подписания данного вида документации. Как правило, это либо руководитель компании, либо доверенное лицо.

Юридический смысл данного реквизита заключается в том, чтобы заверить подпись того должностного лица, который входит в руководящий круг людей, работающих в компании, наименование которой указано на печати.

Оттиск не может быть проставлен рядом с подписью обычного сотрудника компании. Желательно, чтобы печать не заходила на подпись должностного лица, была читабельной и давала возможность различить всю информацию на ней.

Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Какой должна быть печать для документов, читайте в статье.

Вопрос: Просим помочь по следующему вопросу. В нашей организации два вида печатей-одна основная, оттиск которой отражен в банковской карточке предприятия, и другая, в которой указано "для документов", но приведены все реквизиты организации, позволяющие индентифицировать нас, контрагента. Можем ли мы на договорах с контрагентами, актах сверок, товарных накладных пользоваться этой печатью?

Ответ: Все печати организации делятся на основные («гербовые» - т. е. содержащие все необходимые реквизиты и используемые для заверений документов от имени юридического лица, и дополнительные печати отделов и служб, содержащие дополнительные реквизиты (при наличии основных) и используемые при заверении документов этих отделов.

ООО и АО вправе самостоятельно решать, будет у организации печать или нет. В таблице приведены все ситуации, когда нужна или нет печать.

При этом если законодательством и установленными формами предусмотрено заверение подписи в первичных документах печатью организации, то заверять ее печатью отделов и служб, в том числе и печатью «для документов» нельзя (Письмо Минфина России от 18 ноября 2011 г. № 03-02-07/1-397), несмотря на то, что в такой печати могут содержаться основные реквизиты организации. Иное, с учетом такой позиции Минфина РФ, может вызвать претензии проверяющих органов.

Договоры с контрагентами могут вообще обойтись без печати (если сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями, или этого прямо не требует закон (пункт 1 статьи 160 ГК РФ). Поэтому если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, то можно либо вообще печать не проставлять, либо проставить печать «для документов» (поскольку печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора, поэтому и без оттиска, и со специальной, а не гербовой печатью соглашение все равно считается заключенным).

Однако если в договоре стороны согласуют вопрос проставления печати, она обязательно должна быть гербовой.

Акт сверки с контрагентом составляется в свободной форме, соответственно, там также можно либо вообще обойтись без печати, либо проставить не гербовую, а печать «для документов».

При этом следует учесть, что с 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу . Однако если организация не отказалась от печати, на ТОРГ-12 должна стоять круглая «гербовая» печать, печать для документов в этом случае не допустима.

Обоснование

Из пункта 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».

Из справочной информации: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

Документы	Нужна ли печать	Основание
<…>
Материальные документы по видам операций
Акт приемки-передачи в произвольной форме	Необязательна : этого не требует перечень обязательных реквизитов первичных документов. В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит свою печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица	Пункт 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Документы по учету торговых операций	Обязательна :только в товарной накладной (форма ТОРГ-12) и товарном журнале сотрудника мелкорозничной торговли (форма ТОРГ-23) - место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано	Указания , утвержденные *
	Необязательна :во всех остальных случаях. Например, в акте о приемке товаров (форма ТОРГ-1), накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма ТОРГ-13), акте о списании товаров (форма ТОРГ-16), товарном отчете (форма ТОРГ-29) и т. д.

С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ . В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.*

Обязательно ли отказываться от печати?

Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.*

Чем можно заменить печать?

Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.*

Как отказаться от печати?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.*

Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание - если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями .

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.*

Не будут ли банки требовать печати на документах?

Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.

А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?

Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Из ситуации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Обязательно ли ставить печать на первичных документах

Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому печать на документе проставьте:

если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице .

В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Еще один момент. С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вообще могут не иметь печатей. Так предусмотрено статьями и Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ.*

Требования к печати на накладной

Какая печать должна стоять в товарной накладной № ТОРГ-12 ? Многие поставщики ставят печать «Для документов». Верно ли это?

Круглая печать организации должна содержать полное фирменное наименование общества на русском языке и указание на его местонахождение. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ ( «Об акционерных обществах», Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Таким образом, действующее законодательство не содержит запретов по вопросу возможности внесения в печать дополнительных реквизитов.

На каких документах обязательно нужна печать компании, а когда без нее вполне можно обойтись

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует изпункта 1 статьи 160 ГК РФ.

К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве и договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя. Это установлено в статьях и ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

- Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?
- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12 , который утвержденпостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.
А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку или .

Налоговые декларации

В своих разъяснениях чиновники не раз подчеркивали, что не примут налоговую декларацию на бумаге без печати компании. Представители Минфина России в очередной раз подтвердили это в письме от 1 февраля 2013 г. № 03-02-07/1/2031 .

Дело в том, что на титульных листах всех форм налоговой отчетности предусмотрено место для печати. Поэтому проставить печать на бумажных декларациях придется. Иначе проверяющие не примут отчет. Об этом сказано в пункте 28 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н .

Ну а без печати на бумажном бланке контролеры посчитают, что декларацию компания не сдала. И оштрафуют ее по пункту 1 статьи 119 НК РФ.

Так что если вы готовитесь сдать отчетность на бумаге, заранее побеспокойтесь о том, чтобы заверить ее основной печатью компании. Только ставьте оттиск в строго отведенном для этого месте с обозначением «М.П.». Проштамповывать все страницы отчетности не нужно.

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет. В статье мы постарались дать полный ответ на эти вопросы, руководствуясь целесообразностью и здравым смыслом.

Из статьи вы узнаете:

Для чего ставится печать на письме или другом документе

Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах ,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет. Это специальное приспособление с плоским основанием, выполненным из твердой резины. На слое резины вырезано зеркальное изображение оттиска печати предприятия или организации. Если этот слой покрыть специальным красящим веществом и прижать печать к листу бумаги, на нем появится ее точное отображение. Такие клише печатей являются, в некоторых случаях, обязательными реквизитами документов и ставятся на подпись лица, подписавшего документ, с целью подтверждения подлинности этой подписи и документа в целом.

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

какие типы печатей используются в организации;
порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.

Какую ставят печать на письмах и документах

С учетом положений ГОСТ Р 51511-2001, все печать можно подразделить на три типа:

гербовые;

приравненные к гербовым;

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой - квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся - используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа	Вид печати
Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда	Приравненная к гербовой
Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики	Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения
Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств	Приравненная к гербовой
Локальные нормативные акты работодателя	Приравненная к гербовой
Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы	Простая печать (структурного подразделения)
Трудовые книжки	Приравненная к гербовой

Место расположения печати на письме

Печать на официальном письме является подтверждением юридической значимости этого документа. Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016 , который вводится в действие уже с 1 июля.

В соответствии со стандартом, оттиск - обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица.

В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.». Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Читайте также:

Какое письмо заверяется печатью

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать , заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

на документах, удостоверяющих права предъявителя;
на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

является гарантийным;
подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Нужна ли печать на официальном письме

Ранее, когда бланки организаций и предприятий изготавливались исключительно типографским способом и каждый из них имел свой регистрационный номер, действовало правило, согласно которому печать на письме, отпечатанном на бланке, не ставилась. За исключением писем, имеющих финансовое содержание, конечно. Но в настоящее время почти на всех предприятиях с целью экономии времени и средств бланки формируются в обычных текстовых редакторах, установленных на любом компьютере и распечатываются тут же на принтере. Особой сложности в том, чтобы подделать любой бланк нет.

Обратите внимание: Если письмо без печати и отпечатано на бланке, но имеются сомнения в его подлинности, необходимо связаться с организацией-отправителем по контактным телефонам указанным в шапке бланка и уточнить, отправляли ли они такой документ.

Имеет смысл составить локальный нормативный акт, которым будет регламентироваться порядок использования печатей на предприятии и будет четко прописано, какие письма нужно заверять печатью. Этим документом будет определен перечень деловых бумаг, в обязательном порядке требующих заверения, а также установлены правила в каких случаях и на каких документах будет ставится гербовая или приравненная к ней печать, а на каких - простая.

Ставить ли печать на сопроводительном письме

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;...» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги - это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Печать благодарственных писем

Как правило, для оформления благодарственных писем, особенно если они предназначены для торжественного вручения кому-то из работников, используются уже готовые типографские цветные бланки-открытки, а не стандартные бланки предприятия. В таком случае, есть прямой смысл поставить печать на подпись руководителя под благодарственным письмом.

Если же такое письмо отправляется в адрес заказчика, клиента или партнеров по бизнесу, для его оформления, как правил, используется типовой бланк организации. Если это так, нет необходимости ставить на таком благодарственном письме гербовую или приравненную к ней печать.