Обработки заказов призваны сделать покупку. Что такое время обработки заказа на алиэкспресс. Почему так долго длиться отгрузка товара

Журнал «Складской комплекс», №8, 2007 г. // Август, 2007

С процессом комплектации связаны многие показатели эффективности работы склада, коммерческого отдела, процесса обслуживания клиентов в целом. Качество выполнения заказов создает определенный имидж компании на рынке и обеспечивает ей тот или иной уровень конкурентоспособности.

На работу склада в процессе выполнения заказов затрачивается наибольшее количество ресурсов. Поэтому чем точнее происходит планирование ресурсов, тем быстрее и качественнее склад выполняет свою работу по комплектации заказов клиентов.

В процессе выполнения заказов клиентов существует несколько этапов, в которых возможна оптимизация. Но прежде чем рассматривать методы оптимизации, разберем этапы самого процесса выполнения заказов.

Как правило, заказы клиентов принимают и обрабатывают сотрудники коммерческого отдела, передавая их далее на склад, где заказы трансформируются в задание на отбор товара и подготовку заказа к отгрузке. В процессе регистрации заказа менеджер по работе с клиентами пользуется информацией об остатках товара на складе, номенклатуре, партиях, сериях, сроках годности.

После регистрации заказа клиента в Корпоративной информационной системе (КИС) заказ поступает в (АСУ склада). Оператор склада формирует задание на отбор товара, передает задание комплектовщикам.

Происходит отбор товара, передача его в зону контроля и упаковки. Затем скомплектованный и готовый к отправке клиентам заказ размещают в зоне отгрузки.

Согласно опыту реализации проектов AXELOT, существуют 4 основные области оптимизации рассматриваемого процесса (Рис.1):

1. Этап приема и обработки заказа

2. Обмен информацией между складом и коммерческим отделом

3. Планирование операции отбора и выдача задания комплектовщикам

4. Передача отобранного заказа в зону контроля. Проверка и упаковка товара

Рис. 1. Проблемные области в процессе комплектации заказа

Прием и обработка заказов клиентов

Выделяются три фактора, которые могут повлиять на стабильность работы склада на этапе размещения заказа клиентом: срочность заказов, неравномерность поступления заказов и размещение дополнительных заказов одним клиентом на одну дату отгрузки.

Многим знакома ситуация, когда основная масса заказов приходит под вечер, а отгрузка товаров предполагается уже утром. При этом утром могут поступить срочные заказы, которые необходимо отобрать и упаковать до начала утренней отгрузки. Эта проблема, в первую очередь, актуальна для распределительных центров (поставщиков розничных магазинов), а также для складов готовой продукции пищевых производств. Для склада такая динамика оборачивается авральными работами, необходимостью организовывать ночную смену.

Нередко розничные магазины размещают несколько заказов в течение дня в зависимости от изменения текущего спроса на товары. Это, в свою очередь, увеличивает время на обработку заказов операторами, а также суммарное время на комплектацию заказов на складе. Немногие компании идут на то, чтобы установить четкий график размещения заказов, и проблема неравномерного поступления заказов, как правило, решается с помощью организации второй смены (во второй половине дня, либо ночной).

Размещение срочных заказов или множества дополнительных заказов можно снизить, разработав особую ценовую политику. Например, не предоставлять скидки на дополнительные и срочные заказы или ввести надбавочный коэффициент. Однако такой метод не ликвидирует проблему дополнительных заказов полностью. Поэтому прежде чем заказы будут переданы на склад для комплектации, рекомендуется их дополнительно обработать с целью объединения заказов на один адрес доставки (рис.2).

До тех пор пока заказы не переданы в качестве заданий на отбор товара, они накапливаются в базе КИС или АСУ склада, где возможна их автоматическая обработка.

Поступающие заказы от клиента с одинаковыми параметрами (клиент, адрес доставки, номер договора, категория заказа, дата отгрузки) должны быть объединены в один заказ. При этом вычисляется суммарное количество идентичных товаров. Проверка критериев должна производиться сразу после поступления очередного заказа в информационную систему. Это позволит сократить общее количество заказов, а значит, и время на их комплектацию.

Рис. 2. Алгоритм объединения заказа

Обмен информацией между информационными системами склада и коммерческого отдела

В таблице 1 отражены основные виды информации, которая используется различными подразделениями предприятия в процессе комплектации заказов клиентов.

Таблица 1.

Вид информации	Источник информации	Потребитель информации
Количество товара, партии, серии	Для обеспечения достоверности информации о товаре необходимо регистрировать все операции по перемещению товара в АСУ склада, проводить своевременные инвентаризации, особенно в случае выявления недостач и пересортицы в ячейках склада	Менеджер коммерческого отдела своевременно информирует клиента о наличии или отсутствии товара на складе Сотрудники склада в ходе работы над претензиями клиентов используют информацию о наличии и движении товаров на складе для подтверждения обоснованности претензии и выявления ответственного за ошибку
Количество базовых единиц (штук) в транспортной или производственной таре	При приемке товара в АСУ склада вносится информация о видах транспортных единиц	Менеджер коммерческого отдела при приеме заказа ориентирует покупателя на количество товара, кратное упаковке. Таким образом, сокращается необходимость вскрывать короба, целые упаковки, что, в свою очередь, приводит к сокращению времени на комплектацию и ошибок в заказе
Статус выполнения заказа	На всех этапах прохождения заказа по подразделениям компании сотрудники формируют различные внутренние документы и присваивают им статусы (например, запланирован, в работе, завершен)	Менеджеры по работе с клиентами могут отслеживать состояние заказа, своевременно согласовывать с клиентом время отгрузки или, например, возможные изменения в заказе
Суммарный объем заказа, количество грузовых мест, габаритные характеристики грузовых мест	Информация заносится в АСУ склада после завершения упаковки заказа	В дальнейшем используется сотрудниками транспортного отдела при планировании маршрутов, рейсов, транспортных средств

Планирование операции отбора и выдача задания комплектовщикам

Оптимизация операции планирования отбора в основном связана с возможностями современных систем управления складом. Системы , которые применяет в своей работе AXELOT, обеспечивают выполнение двух блоков функций. Во-первых, информационная система работает как хранилище огромного количества информации о товарах, их сериях, партиях, требуемых условиях хранения, сроках годности, типоразмерах упаковки, уровнях вложений и т.д. Во-вторых, заложенные алгоритмы размещения и отбора могут выполнять управляющую функцию, позволяя оператору склада автоматически формировать задания и распределять их между кладовщиками, грузчиками, водителями высотной техники.

Иногда в процессе выполнения заказов клиентов менеджером по продажам практикуется резервирование определенного товара. Это может привести к увеличению уровня запаса, так как резервируется обычно большее количество товара, чем потом отгружается. Также может возникнуть ситуация возникновения неликвидного товара с истекающими или истекшими сроками годности, поскольку любой менеджер по продажам прежде всего будет стремиться обеспечить своего покупателя лучшим товаром.

Резервирование товаров под заказы клиентов рекомендуется осуществлять автоматически при планировании операции отбора, согласно заложенному в АСУ склада алгоритму. Основополагающим правилом в этом алгоритме является определенный заранее порядок отбора товара на складе по партии или серии:

1. FIFO (first-in, first-out) - «первым входит - первым выходит» - отгружаются товары из партии, поступившей на склад раньше других.

2. LIFO (last-in, first-out) - «последним входит - первым выходит» - большим приоритетом при отгрузке обладает товар из партии, поступившей на склад позже других.

3. FEFO (first-ended, first-out) - «первым заканчивается - первым выходит». Как правило, в качестве критерия, определяющего приоритет отгрузки, используется срок годности: товары с меньшим остаточным сроком годности отгружаются в первую очередь.

4. LEFO (last-ended, first-out) - «последним заканчивается - первым выходит» - товары с наибольшим остаточным сроком годности отгружаются в первую очередь.

Задание складу на отбор товара из мест хранения в заказ поступает с учетом вышеперечисленных правил. Преимущественно при отгрузке клиентам реализуется порядок отбора FIFO (непродовольственная группа товаров) или FEFO (фармацевтика, продукты, другие товары, имеющие ограниченные сроки годности).

Помимо партий и серий при планировании отбора учитываются:

Вид транспортной единицы товара. На складах, где практикуется отгрузка мелкими упаковками и отдельными штуками, как правило, выделяют зону штучного отбора. При этом отгрузка целыми паллетами происходит из резервной (оптовой) области склада.

Область размещения товара на складе. В случае если склад находится в многоэтажном здании или на складе, существует несколько помещений с различными условиями хранения, позиции в заказе целесообразно разделить на несколько заданий отбора в соответствии с существующими областями.

Маршрут комплектовщика. При формировании задания на отбор целесообразно сортировать строки в соответствии с очередностью обхода мест хранения комплектовщиком. Маршруты движения техники и персонала по складу определяются на этапе разработки планировки складского комплекса. В АСУ склада маршрут задается с помощью назначения рейтинга ячеек. Маршруты комплектовщиков строятся согласно приведенным ниже правилам.

Общие правила формирования маршрута комплектовщика:

Маршрут комплектовщика должен проходить по наикратчайшему пути обхода мест отбора товара и исключать лишние перемещения сотрудника, в том числе, и для использования подручных средств (стремянки, штабелера).
Желательно организовать движение таким образом, чтобы комплектовщикам не приходилось дважды проходить по одному проходу.
Начало и окончание маршрута комплектовщиков должны быть также оптимально сориентированы относительно месторасположения зоны экспедиции отгрузки.
Информационная система управления складом должна позволять строить маршрут комплектовщика вне зависимости от обозначения мест хранения на складе.
В случае если часть позиций заказа подлежит отбору из всех ярусов зоны отбора, в том числе, и труднодоступных, необходимо отбор с труднодоступных ярусов выделить в отдельное задание. Под труднодоступными ярусами подразумеваются верхние ярусы стеллажей, товар с которых комплектовщик может отобрать только с помощью вспомогательных средств или механизмов. Таким образом, комплектовщик дважды проходит по маршруту, сначала отбирая товары из нижних ярусов, а затем второй раз отбирает товары из верхних ярусов, пользуясь стремянкой или штабелером. Общее время на отбор товара по заказу сокращается.

Передача отобранного заказа в зону контроля. Проверка и упаковка товара

Для того чтобы снизить риск недостачи или пересортицы в заказах клиентов, на складе используют функцию выходного контроля. После завершения отбора заказы передают бригадам контролеров и упаковщиков, которые проверяют соответствие отобранного товара данным в заказе, упаковывают заказы, формируя грузовые места, при необходимости маркируют товар и/или заказы. Как правило, зона проверки и упаковки заказов располагается в непосредственной близости к зоне отгрузки.

Если в ходе проверки отобранного товара контролер выявляет несоответствие с заказанным количеством (недостача, излишки, пересортица), оператору склада следует сформировать задание на инвентаризацию ячеек, в которых размещен товар данного наименования, а затем сформировать задание на размещение излишка на складе и отбор недостающего количества по заказу.

Несмотря на то, что временная блокировка ячеек и проведение инвентаризации может затормозить работу склада, консультанты AXELOT настоятельно рекомендуют осуществлять эти операции. Иначе невозможно обеспечить наличие актуальной и достоверной информации по количеству товаров на складе.

Для быстрого выполнения операции контроля в задании на отбор рекомендуется указывать, к какому столу контроля необходимо переместить отобранный товар.

В случае, когда заказ разбит на несколько заданий, указание номера стола контроля позволит консолидировать все части заказа уже на этом этапе.

Даже если заказ не разделен на несколько частей, отметка о номере стола контроля, к которому необходимо переместить товар, поможет равномерно распределить заказы между контролерами. Для этого в АСУ склада должна накапливаться информация об общем объеме работ, выполненных контролерами за текущую смену.

Скорость контроля подобранных заказов зависит от объема заказа, количества строк в заказе, количества упаковок в заказе, веса заказа. Для анализа объема работ, выполненного контролером, обычно достаточно использовать один параметр - объем заказа.

Основной принцип, заложенный в алгоритм распределения заказов в зоне контроля, следующий: очередной подобранный заказ должен быть помещен на стол контроля с наименьшим суммарным объемом поступивших ранее заказов (рис.3.).

Помимо равномерного распределения нагрузки и консолидации частей заказа, быструю и качественную работу контролера обеспечит оборудованное и хорошо освещенное рабочее место. Важно, чтобы всегда в наличии было достаточное количество упаковочного материала.

Рис.3. Равномерное распределение заказов на столы контроля

В заключение хотелось бы сказать несколько слов о проблеме соблюдения техники безопасности. К сожалению, посещая склады, нередко можно наблюдать, как сотрудники склада в ходе комплектации заказов поднимаются к верхним ярусам стеллажей, стоя на вилах штабелера, либо взбираются по стеллажу, используя горизонтальные балки как ступеньки лестницы. Это рано или поздно приводит к трагическим последствиям. Поэтому при разработке планировки склада и технологии выполнения складских операций необходимо обеспечить предотвращение таких случаев. Этому будут способствовать следующие меры:

Выделение активной зоны отбора коробами, упаковками, штуками в нижних ярусах паллетных стеллажей, либо организация отдельной зоны отбора с полочными стеллажами небольшой высоты
Своевременное пополнение товаром зоны отбора
Использование верхних труднодоступных ярусов только для хранения товара и отбора товара целыми паллетами с помощью штабелера
Разделение во времени операций, выполняемых штабелером и выполняемых комплектовщиком вручную, что исключит возможность работы людей и техники в одном проезде

Таким образом, чтобы обеспечить высокую эффективность процесса комплектации заказов, необходим, во-первых, грамотный и тщательный подход к проектированию складских зон и разработке технологических операций, а во-вторых, максимальное использование возможностей современных средств автоматизации.

Функционирование складского комплекса, спроектированного с учетом характеристик товаров и специфики работы предприятия, потребует меньшее количество ресурсов для переработки грузов, при условии сохранения стабильной и безопасной работы персонала склада.

Правильно подобранная система управления складом позволит наладить своевременный обмен точной и полной информацией между подразделениями компании, автоматизировать процесс принятия многих управленческих решений. Но, независимо от того, решаются ли эти задачи силами сотрудников предприятия, либо с привлечением консультантов по технологическому проектированию и автоматизации складов, необходимо учитывать, что именно комплексный подход позволит получить ощутимый результат для предприятия в целом.

Ольга Каверина, консультант по складской логистике AXELOT

Заказанный и оплаченный покупателем товар на Алиэкспресс переходит в стадию обработки. Об этом будет гласить соответствующий статус заказа. Но здесь у многих покупателей возникают вопросы, сколько обрабатывается заказ на Алиэкспресс, что вообще такое обработка заказа и что делать, если время на обработку подошло к концу.

После проверки продавцом оплаты платежа за товар наступает временной интервал, в среднем составляющий от 3 до 10 дней. За этот период времени торговец должен упаковать посылку, отправить ее заказчику и уведомить об отправке на самом сайте. Вот что такое время обработки заказа на Алиэкспресс.

Но этот период устанавливается самим китайским торговцем, поэтому срок на обработку может составлять и гораздо больше. По времени отправка может быть:

быстрой – некоторые торговцы не затягивают отправление товара и действуют в течение 2-3 дней;
средней – обычно составляет от 5 до 15 дней;
долгой – обычно составляет от 15 до 30 дней, у таких торговцев покупатели заказывают товар, если он гораздо дешевле, чем у других, либо у других поставщиков такая вещь вовсе не продается.

Вот как долго может обрабатываться заказ на Алиэкспресс. А узнать о том, сколько времени потребуется продавцу на обработку заказа, можно непосредственно на странице товара – там указывается, через какое время посылка будет выслана адресату.

Причем время отправки посылки идет в рабочих днях – с понедельника по пятницу, и не учитываются праздничные дни. Например, срок обработки увеличивается, если заказ товара на сайте сделан, когда китайцы празднуют Новый год.

Долго обрабатывается заказ: что делать?

Посылки с Алиэкспресс зачастую приходится ждать не менее 2-4 недель. Ситуация ухудшается тем, что продавец долго обрабатывает заказ и не отправляет посылку. А почему долго обрабатывается заказ на Алиэкспресс? Происходит это потому, что поставщик сам определяет время, которое ему необходимо на сбор заказа и его отправку адресату. И, как правило, добропорядочные поставщики действуют в рамках отведенного времени на обработку заказа.

Если покупатель не обратил внимания на срок отправки заказа, который составляет немало, то можно поступить таким образом:

Написать продавцу и попросить ускорить отправку посылки. Продавец ответит, сможет ли он это сделать или нет, а также назовет причины задержки товара.
Запросить отмену заказа. В этом случае поставщик либо засуетится и отправит посылку в ближайшее время, либо примет отмену заказа. Но есть торговцы, которые идут на хитрость – они сообщают покупателю, что товар уже отправлен. В этом случае нужно требовать от поставщика трек-номер посылки.

Чтобы избежать неприятной ситуации, важно обращать внимание на срок отправки заказа. Если вы хотите, чтобы посылка до вас дошла быстрее, то выбирайте товары у проверенных продавцов, которые гарантируют отправку в течение 3-5 дней.

Истек срок обработки заказа: что будет?

Когда поставщик опаздывает с отправкой посылки, то есть истекает время обработки заказа на Алиэкспресс, то переживать не стоит – заказ автоматически будет отменен, а покупатель получит назад все оплаченные за товар деньги.

Это произойдет в течение 3-5 дней, но иногда возврат денег затягивается до 15 дней. Но в любом случае заказчик получит все свои деньги. Возврат происходит туда, откуда был сделан платеж за товар – на банковскую карточку, электронный кошелек.

Можно ли продлить срок обработки и для чего?

Если время обработки заказа на Алиэкспресс закончилось, заказ отменяется. Но до момента истечения этого срока можно его продлить, причем для этого ответа поставщика не требуется. Нужно лишь в личном кабинете нажать кнопку «Продлить время обработки».

Продлевать этот срок покупателю может понадобиться, если заказанный товар ему очень нужен. При этом заказчик готов ждать отправки посылки длительное время. Также о продлении времени отправки посылки может попросить сам торговец, указав причины задержки. Ничего страшного в том, чтобы продлить время на обработку заказа, нет – покупателю лишь придется больше ждать заказанного товара.

Отмена заказа во время его обработки

Покупатель имеет право отказаться от заказа в период его обработки продавцом. Для этого нужно зайти в «Мои заказы» и нажать «Отменить заказ».

В открывшемся окошке следует указать причину отказа и подтвердить действие. Чтобы ускорить возврат оплаченных за товар денежных средств, нужно указать как можно более вескую причину . Поэтому не стоит писать, что торговец не отправляет заказ слишком долго – лучше написать, что неверно был выбран фасон или размер изделия.

После указания причины нужно определиться, хочет ли заказчик подавать жалобу на продавца. Если отказ от заказа происходит по личной инициативе, то лучше ответить, что нет. Если же заказчик не вытерпел, не смог дождаться отправки посылки по вине поставщика и не может долго получить назад свои деньги, то можно открыть диспут.

Таймеры на Алиэкспресс — зачем нужны

Подпишитесь, чтобы не пропустить ничего важного

При заказе товара вы можете столкнуться с уведомлением «Время обработки истекает через…» на сайте Aliexpress. Что это такое, и что делать, если время обработки заказа заканчивается?

Что такое «время обработки» на Aliexpress?

После выбора товара и завершения процедуры оплаты в магазине Алиэкспресс происходит проверка платежа, а уже затем его подтверждение. После подтверждения вы увидите новый статус «Обработка заказа» и время обратного отсчета. К примеру, на странице может появиться надпись «Остается дней: ».

Время обработки заказа на Алиэкспресс – это период времени, на протяжении которого продавец должен принять, обработать, собрать посылку и передать для отправки покупателю на почту. Поскольку большинство товаров хранятся на складе, для их доставки и упаковки продавцам требуется много времени.

Процедуру подготовки на Aliexpress называют «обработкой заказа», а соответствующий статус высвечивается возле информации по выбранному вами товару.

Когда эти этапы подготовки завершены, и заказ отправлен, вам придет информация с трек кодом, который позволяет отслеживать посылку. Время обработки заказа может длиться от 3 до 10 суток. Обратите внимание на то, что в этот период продавец может написать вам, чтобы уточнить какие-либо сведения относительно товара.

Также, пока виден указанный выше статус, можно отменить заказ, не потеряв при этом денег. Т.е. вы можете не платить за ошибочно совершенную покупку, если время не успело закончиться.

Что произойдет по окончанию периода обработки заказа?

Если время, указанное на Алиэкспресс, истечет, но при этом продавцом не будет подтверждена отправка, то вашу покупку в автоматическом режиме отменят, а деньги полностью возвратят.
Как правило, этот период может быть достаточно большим, так как его устанавливает исключительно продавец. В случае если вы не готовы долго ждать, нужно обращать внимание на этот момент, прежде чем оплачивать тот или иной товар.

От чего зависит длительность подготовки продукции к отправке? Довольно часто это связано с тем, что продавцы ждут, пока у них соберется несколько заказов (например, за месяц), чтобы экономить свое время и средства.

Как продлить время обработки заказа?

Для чего продлевать период обработки, пока он не успел пройти? Бывают ситуации, при которых продавцы на Алиэкспресс замечают запрос покупателя поздно, поэтому они могут попросить его продлить время обработки заказа. Поэтому если пришло письмо от продавца с соответствующей просьбой, и у вас есть такая возможность, то вы можете продлить этот период.

Что делать, чтобы продлить время, если вам все-таки хочется получить товар?

Зайдите в раздел с вашими заказами.
Перейдите к деталям требуемого заказа.
Нажмите на специальную кнопку (ее вы увидите ниже на изображении).

Готово! Вы продлили период обработки запроса.

С чем связана длительность доставки?

На первый взгляд может показаться, что процесс доставки товара – это достаточно просто. Однако, на самом деле, процесс доставки состоит из нескольких этапов:

На почтовом складе в Китае (или в офисе того сервиса, который используется продавцом) товары готовят для отправки на таможню.
После проверок посылку отправляют на транспортные склады.
Затем ее пересылают помощью воздушной почтой в страну заказчика.
Далее на таможне в стране покупателя посылка проверяется, и только потом отправляется по адресу.

Каждый из этих этапов может длиться несколько дней. Именно поэтому иногда приходится долго ожидать заказанный товар. Но если вы не хотите долго ждать, можно использовать платные службы доставки.

Преимущества функции для покупателей

Фактически, для продления не нужно обращаться к продавцу непосредственно. Эта функция совершается в одностороннем порядке, если вы сомневаетесь в сделанном заказе и захотите отменить его в любой момент. С другой стороны, продавец обязан вкладываться в установленные покупателем сроки, и никак не сможет увеличить их без вашего ведома.

Отдельно стоит сказать о том, что уменьшить срок обработки невозможно. Если вы хотите, чтобы товар отправили по указанному адресу как можно быстрее, нужно обратиться к продавцу и оговорить с ним этот момент.

Можно ли отказаться от покупки во время обработки заказа?

До того как продавец отправил вещь, вы вправе отказаться от нее. Чтобы это сделать, вам необходимо перейти в раздел «Мои заказы», а напротив нужной вещи нажать кнопку «Отменить заказ». Торговая площадка устроена таким образом, что вы обязательно должны будете указать, по какой причине вы отменяете покупку. Составьте грамотное описание причины, чтобы максимально ускорить возврат денег. Ни в коем случае не ставьте причиной то, что отправитель медленно обрабатывает покупку. Лучше всего просто указать на то, что вы ошиблись с цветом или фасоном товара. Так будет намного быстрее.

После того как вы укажете причину, появится диалоговое окно, в котором вы можете пожаловаться на продавца. Жалоба зависит только от вашего желания насолить продавцу, который не угодил с товаром или сроком его отправки.

Процесс состоит из нескольких этапов:

Прием и обработка заказов с последующей передачей информации в зону комплектации;
Процесс комплектации и отгрузки товара заказчику.

Первый этап обычно входит в обязанности сотрудников коммерческого отдела. Прием заказов происходит либо в телефонном режиме, факсимильным сообщением, либо по электронной почте. Если заказ приходит в электронной форме, то присылаются, как правило, бланки заказов (общепринятыми являются форматы *.xls, либо формат баз данных *.dbf).

Заказ должен содержать в себе:

количество товара
его наименование
примечание и другие данные при необходимости.

Артикул указывается по договоренности, хотя он не относится к обязательным атрибутам заказа. В тех случаях, когда поставщик товара берет на себя 100% возврат просроченной продукции, существует понятие автозаказа. Данный процесс осуществляет либо торговый представитель, либо менеджер по формированию заказов компании, опираясь на остатки и продажи каждого вида товара у своего покупателя.

В процессе сотрудник коммерческого отдела обычно видит остатки того, либо иного товара. В случае, когда необходимой позиции нет в наличии, он должен сообщить об этом заказчику, и предложить ему увеличить объем товара на аналогичную позицию.

Нередко при определенных условиях сотрудникам приходится работать в авральном режиме. Обычно это происходит в следующих ситуациях:

при большом количестве срочных заказов;
в случае, если один клиент размещает несколько дополнительных заказов на одну дату отгрузки;
при неравномерном поступлении заказов (особенно, в позднее время суток).

Довольно часто на распределительных центрах для розничных магазинов можно видеть картину, когда заказы от покупателей поступают поздно вечером, а отправить продукцию нужно уже рано утром. Это особенно актуально, когда у продукции малые сроки реализации, и владельцы магазинов, для того, чтобы не допустить просрочки, ждут окончания наплыва покупателей, чтобы сделать заказы по относительно корректным остаткам. Склад может решить данную проблему, организовав ночную рабочую смену для работников коммерческого отдела и работников отдела комплектации заказов.

Некоторые магазины, в зависимости от спроса, могут присылать несколько заказов в день, либо делать незапланированные срочные заказы. Эти факторы значительно увеличивают нагрузку на работников коммерческого отдела. Для устранения таких нагрузок необходимо при заключении контракта, в договоре поставки четко прописать индивидуальный график поставки продукции. Как правило, заказ на 1-2 дня предшествует дню поставки. В графике, как правило, указывается, в какой промежуток времени он должен быть готов к отгрузке. В случае, если клиент не желает заказывать товар по определенному графику, то снизить количество дополнительных и срочных заказов можно, не предоставляя дополнительных скидок на товар, а также введением наценки на срочные заказы. Применение таких фискальных мер должно быть четко продумано и оправдано. О них стоит отдельно предупредить заказчика.

Автоматизация процесса

Проблему нескольких заказов на одну дату поставки может решить автоматизацией процесса: в течении рабочего дня в учетную программу из электронной почты могут загружаться бланки заказов от покупателей, в случае, если от одного поставщика заказов будет несколько, то в программе они объединяются в один общий и обрабатываются соответственно.

Идентификация одного и того же заказа происходит по следующим параметрам:

наименование клиента,
адрес электронной почты отправки,
дата отгрузки товара,
номер договора, и т.д.

Далее сотрудники коммерческого отдела передают информацию в отдел комплектации и упаковки товара. Данный процесс является очень важным и ответственным, так как здесь более всего задействован человеческий фактор, а, следовательно, в большей степени возможны ошибки. Свести их к минимуму во многом поможет адресная система хранения на складе . Наличие последующего контроля над правильностью комплектования заказа со стороны кладовщиков-контроллеров также положительно влияет на качество работы.

Немаловажным качественным показателем является скорость комплектации товаров. Правильная организация маршрутов складских работников в значительной мере повышает эту скорость. Ее принцип сводится к тому, чтобы исключить лишние перемещения рабочего персонала и вспомогательной погрузочной техники. Такие маршруты изначально планируются в процессе разработки складских помещений, они должны проходить по самому краткому пути обхода мест отбора товаров. Нежелательно дважды выполнять работы в одном и том же проходе. Лучше всего, если маршрут будет начинаться в самом дальнем месте от выхода в складское помещение, а закончится ближе к выходу. Это делается с целью уменьшения усилий для перемещения товара, предназначенного для последующей комплектации.

Еще один эффективный метод

Одним из самых эффективных методов снижения трудозатрат на комплектацию продукции является поставка товара стандартными фабричными упаковками (ящик, пак, паллета, и т.д.). Этот вопрос в самом начале коммерческий отдел должен оговорить с заказчиками. В данной ситуации подводным камнем может быть ошибка в определении количества единиц продукции на одну общую упаковку. Например, это довольно распространено при комплектации консервов в железных банках. В одном ящике находится 36 банок, в другом – 32 банки. Чтобы не допускать подобных ошибок, работники склада обязаны знать ассортимент склада или это должно учитываться при установке программного комплекса по контролю и управлению грузопотоками склада.

Метод объединения заказов в единую партию на сегодняшний день пользуется достаточно большой популярностью. Данный метод наиболее актуален в случаях развоза товара автомобилем в одном направлении. Главным преимуществом такого метода является единый маршрут комплектовщика заказов, который значительно экономит время на перемещении приблизительно пропорционально количеству заказов в партии. Но при сортировке товара по заказчикам дополнительное время, все же, затрачивается. Некоторые склады успешно пользуются практикой, когда процесс сортировки возлагают непосредственно на экспедитора при выгрузке товара покупателю.