Образец письма в организацию от частного лица. Как написать деловое письмо. Зачем нужна деловая переписка

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

• Не используйте напрасно «высокая» важность!
• Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание ответа

1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
   • Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
   • Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
   • Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
9. Цитируйте текст оригинального письма.
10. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
11. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

• экономия Вашего времени и времени адресата;
• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
• получение вразумительного, четкого ответа.

Структура делового письма

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!
или
Уважаемый господин Добровольский!

Преамбула

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

• Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
• Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
• Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
• Извещаем, что мы…
• Доводим до Вашего сведения, что…
• Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

В соответствии с протоколом…
• В целях усиления охраны имущества…
• В ответ на Вашу просьбу…
• В подтверждение нашего телефонного разговора…
• В подтверждение нашей договоренности…
• В порядке оказания технической помощи…
• В связи с тяжелым положением…
• В связи с проведением совместных работ…
• В соответствии с письмом заказчика…

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:

1. От третьего лица единственного числа, например:
   • Завод «Заря» не возражает…
   • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
   • Кооператив «Наив» гарантирует…
2. От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
3. От первого лица множественного числа:
   • Просим…
   • Подтверждаем…
   • Сообщаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

1. От первого лица единственного числа, например:
   • Довожу до Вашего сведения…
   • Прошу…
   • Ставлю Вас в известность…
2. От первого лица множественного числа, например:
   • Одобряем…
   • Мы получили Вашу телеграмму…
   • Поздравляем…
   • Поддерживаем…

Просьба

• Просим вас проверить ход выполнения работ…
• Прошу принять меры…
• Прошу сообщить данные о производительности…

Отправка документов или материальных ценностей

• Направляем чертежи сборки машин…
• Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Подтверждение

• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
• Подтверждаем получение спецификаций на…
• Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Предложение

• Мы можем предложить Вам …
• Предлагаем Вам приобрести…
• Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение

• Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
• Просим принять участие в обсуждении проблемы…
• Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Отказ и отклонение предложения (проекта)

• Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму…нами не может быть утвержден по следующим причинам.
• Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…

Напоминание

• Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…
• Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
• Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
• Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает…

Гарантии

• Оплату гарантируем.
• Сроки выполнения гарантируем.
• Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

• Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
• Возражений против конструкции не имеем.
• Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин:…

Интерпретация действий другой стороны

• Такая задержка может привести…
• Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
• Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
• С пожеланиями успехов.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Этические нормы деловой переписки

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

• начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
• навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»
• побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»
• намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить…».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
• оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

Общие правила составления деловых писем

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

Информационное письмо

Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.Нередко информационные письма носят типовой характер.

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).

Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-претензия

Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

В заключении должны быть выражены конкретные пожелания или предложения по исправлению ситуации.

Гарантийное письмо

Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.

В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую…».

В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».

Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

• Гарантируем…
• Гарантируем, что…
• Фирма «Партнер» гарантирует…
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
• Оплату гарантируем…
• Настоящим гарантируем…

Резюме

Резюме – это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.

При составлении резюме следует чётко соблюдать ряд правил:

1. Представьтесь
2. Образование
3. Опыт работы
4. Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда?
5. Надо ли указывать дополнительные сведения о себе?
6. Нужны ли личные подробности?
7. Адаптируйте резюме к требованиям работодателя
8. Отношение к командировкам
9. Наличие рекомендаций
10. Сопроводительное письмо

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений.

Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. Не оставляйте «белых пятен» в своем резюме.

А самое главное — резюме должно быть коротким: не более одной — полутора страниц. Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры.

Наличие фотографии на резюме приветствуется.

1. Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.Пример: Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г. — в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности старшего менеджера того же отдела. Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством.
2. Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач.Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.Пример: Самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.
3. Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
4. Выводы. Краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).Пример: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
5. Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

Пресс-релиз

Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.

Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:

• в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
• заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
• более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
• первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
• объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
• в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
• пресс-релиз составляется на бланке организации;
• в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.

Письмо-поздравление

Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.

Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом).

В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!».

При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Личное поздравление

Массовое поздравление

Письмо-приглашение

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.

Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.

В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Личное приглашение

Массовое приглашение

Письмо-благодарность

Формат «Благодарность» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение благодарности адресату.

Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки.

Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. При желании могут быть также перечислены и иные заслуги адресата.Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.

Пример :Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».

Письмо-соболезнование

Формат «Соболезнование» относится к категории личной деловой переписки и имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты.

При написании соболезнования очень важно правильно подобрать искренние слова, действительно способные поддержать адресата в его горе.

При этом важно выразить свои чувства и переживания относительно произошедшего.

Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информациина расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть какюридическими, так и физическими лицами.

Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности нужно писать много деловых писем.

К деловым письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательныеписьма, письма-напоминания и благодарности, письма - приглашения насобеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобыи т.п.

Как правильно написать деловое письмо

• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
• желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
• служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора - два интервала; желательно избегать переноса слов;
• в правом верхнем углу делового письма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года);
• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа;
• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например, «Уважаемый Иван Иванович»; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
• заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением…», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
• резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
• на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на деловое письмо - 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

• точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы
• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть
• грамотность
• корректность

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона--факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ - ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения , то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ - СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом - почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ - НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения - в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2--м, 3--м и 4--м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под-разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки - это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов - Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов - Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо , поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средст­вом общения между юридическими и физическими лицами и при этом ­пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции. А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.

Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

Нормативные документы

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем , следует опираться на следующие документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТ ИСО 8601-2001 «Представление дат и времени дня. Общие требования»;

ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

Порядок работы с письмами

На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем :

в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации;

в адрес структурных подразделений;

коммерческие письма, направляемые сторонним организациям.

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с «Регламентом организации документооборота» ­переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота». В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

проект исходящего письма может быть создан любым работником;

согласование происходит таким образом, что каждый согласующий видит все резолюции, полученные с начала процесса согласования;

в случае получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования или подписания документ возвращается автору на доработку;

кроме того, документ может быть отозван самим автором;

если проект документа одобрен всеми согласующими, он автоматически переходит на стадию подписания, после чего регистрируется в системе;

если документ должен быть отправлен по почте, подлинник документа передается в службу ДОУ для отправки; во всех остальных случаях исполнители производят отправку документа самостоятельно;

подлинники исходящих документов, в случае если они не были отправлены по почте, хранятся у исполнителя в деле согласно ­номенклатуре дел.

Состав и оформление реквизитов письма

Бланк письма

Для составления служебных писем используется специальный бланк . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать ­следующие реквизиты:

Реквизит «10 - наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма , то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не по­требуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.

На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 . См. Пример 1.

Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки

Реквизит «18 - заголовок к тексту»

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну-три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Заголовок должен :

грамматически согласовываться с наименованием вида документа и

отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»,

писаться с прописной («большой») буквы и

без кавычек,

точка в конце не ставится.

Вот примеры формулирования заголовка . Как видите, все они ­лаконичны и отвечают на вопрос «письмо - о чем?»:

Об оказании материально-технической помощи;

О предоставлении информации;

О невыполнении договорных обязательств .

Заголовок располагают ниже реквизита «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.

Реквизит «11 - дата документа»

Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).

Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры - на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце - заголовок.

И если реквизит «11 - дата документа » допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:

письмом от 28.07.2007 № 25/3923 «О списании транспортных средств» либо

Реквизит «12 - регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.

Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 - индекс управления ­делами, 39 - номер дела по номенклатуре, 64 - порядковый номер документа.

Реквизит «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так ­и получателя вашего письма.

Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в текс­те письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма. И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:

В связи с вашим предложением…;

Сообщаем, что с вашим предложением о закупке выпускаемой ­продукции с учетом сезонных скидок мы ознакомлены…;

Благодарим вас за приглашение…;

В ответ на ваш запрос сообщаем…;

Подтверждаем получение документов…;

Поддерживаем ваше предложение (обращение)…;

На условиях, предложенных вами…;

Согласно договору о поставках…

Реквизит «15 - адресат»

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации - автора документа (см. Пример 13). При продольном - для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;

наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;

иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, ­установленной правилами оказания услуг почтовой связи:

• номер дома,

  офис или квартира (в случае наличия в адресе),

  населенный пункт (обычно это город),

  могут указываться район и область,

  может стоять наименование страны,

  почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации ­(филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте - они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

организации (см. Пример 4) с указанием почтового адреса;

ее структурному подразделению (см. Пример 5);

должностному лицу (см. Пример 6);

частному лицу (см. Пример 7) с указанием его почтового адреса.

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается ­и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Общероссийская общественная организация
малого и среднего предпринимательства
«ОПОРА РОССИИ»
Новая площадь, дом 8, стр. 2,
г. Москва, 109012

Центральный банк Российской Федерации
Департамент регулирования, управления и
мониторинга платежной системы

Генеральному директору
ЗАО «Перекресток»
Р.И. Светофорову

ООО «Метеопрогноз»
Главному бухгалтеру
Ю.А. Безоблачной

Перепелкину Ю.М.
Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,
г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям :

адресовать его обобщенно или

направить каждому отдельно.

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должност­ного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие - запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии .

Русские и иностранные фамилии, которые оканчиваются на согласный звук , склоняются, если принадлежат лицам мужского пола (Лерман - Лерману, Народович - Народовичу, Цайзер - Цайзеру, Ниденс - Ниденсу, Петреляк - Петреляку). Но не склоняются, если принадлежат женщинам (Марии Лерман, Елене Народович, Ксении Цайзер, Валерии Ниденс, Анне Петреляк). Исключением из правила могут быть фамилии, принадлежащие мужчинам при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж).

Фамилии финно-угорской языковой группы не склоняются (Юрию Сакнынь, Владимиру Кайконен).

Иностранные фамилии, оканчивающиеся на ударный гласный звук (Игорю Вайно), и фамилия Фонда не склоняются.

Славянские (польские и чешские) фамилии на -ски, -ы не склоняются (Леониду Левински, Анне Закорны).

Грузинские и японские фамилии как правило, склоняются (Окуджаве, Куросаве).

Фамилии на -аго (-яго), -ово, -ых (-их) не склоняются (Белых, ­Задорожных, Непраго).

Украинские фамилии на -ко (-енко) не склоняются (Нечипуренко, Саенко).

В корейских, вьетнамских, бирманских именах и фамилиях склоняется последняя часть, если она оканчивается на согласный звук (Ким Ир Сену).

В двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия (Соловьеву-Седову), и не склоняется, если не является фамилией (Арсению Билль-Белоцерковскому, Виктории Грум-Гржимайло).

Реквизит «20 - текст документа»

Главная цель делового письма - убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма - от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, ­то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма , и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

В связи с тем что…;

Ввиду поступления с большим опозданием…;

На основании приказа от… №…;

Согласно договору от… №…;

Нами рассмотрены Ваши предложения…;

В соответствии с Вашей просьбой…;

В порядке обмена…;

В порядке исключения…

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу ­компании используется форма обращения:

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин депутат!

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

Господин Смирнов!

Уважаемый господин Чернов!

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Павел Александрович!

Уважаемый Андрей!

В служебных письмах используются следующие формы изложения :

от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть);

от третьего лица единственного числа (компания не возражает).

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);

когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма : ­исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах - все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста ­используются следующие обороты:

Сопроводительное письмо:

• Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
• В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
• Согласно достигнутой договоренности предлагаем…

• Напоминание:

  • Напоминаем Вам, что…;

    По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение:

• Департамент капитального строительства подтверждает получение…;

  Подтверждаем, что оборудование получено…;

  С благодарностью подтверждаем…

Извещение:

• Сообщаем Вам, что…;

  Ставим Вас в известность, что …;

  Извещаем Вас о том, что…;

  Считаем необходимым поставить Вас в известность…

• Мы будем благодарны, если Вы сможете…;

  Нам хотелось бы получить…;

  Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса;

  К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…;

  В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…

Благодарность:

• Мы признательны Вам за…;

  Выражаем благодарность за…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), ­но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

- Оказать содействие (а не содействовать);

Произвести учет (а не учесть);

- Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

Правильное употребление	Ошибочное употребление
направить на рассмотрение передать в управление осуществлять контроль вносить предложения предоставлять кредит пострадать в результате событий предоставить информацию получить информацию представлять собой произведенное за границей сборник включает согласно приказу (приложению)	выслать на рассмотрение передать для управления вести контроль давать предложения выдать кредит пострадать в событиях сообщить информацию узнать информацию представлять из себя импортного производства сборник включает в себя согласно приказа (приложения)

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:

Мы ценим наше сотрудничество. Благодарим вас!

Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

Мы надеемся на успешное продолжение сотрудничества;

Будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;

Надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;

С наилучшими пожеланиями;

Добро пожаловать на наш семинар.

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза ­«С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 - текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 - 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 - 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма , в которых используется ­одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «21 - отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два-четыре межстрочных интервала.

В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).

В случае если приложение сброшюровано, количество листов ­не указывается, например:

В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:

Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Реквизит «22 - подпись»

Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:

наименования должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор). Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать и наименование предприятия;

личной подписи и

ее расшифровки (инициалов с фамилией).

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.

Реквизит «25 - оттиск печати»

Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.

Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться. Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования ­должности и при возможности - край личного росчерка.

Реквизит «27 - отметка об исполнителе»

Данный реквизит включает:

инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и

номер его телефона.

Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.

Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей ­мы используем кегль 10).

А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:

Различные способы склонять людей к своей точке зрения

Существует немало рекомендаций на эту тему. Многие из них стали классикой, но до сих пор не используются широко на практике, за исключением сферы деятельности под общим названием «продвижение товара и услуг». Однако и письма, казалось бы, на чисто «производственные» темы следует составлять с учетом психологических особенностей, свойственных всем людям.

Не следует начинать с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях с вашим партнером. Лучше сделать акцент на тех вопросах, в которых вы согласны с ним, подчеркнуть, что вы стремитесь к одному и тому же и различие ваших взглядов касается лишь методов, ­а не конечной цели.

Другое правило - не следует выражать отрицательный ответ в категоричной форме: «Нет, никогда!». «Отрицательный ответ, - говорит профессор Оверстрит в своей книге «Влияние на поведение человека», - наиболее труднопреодолимое препятствие. В любом случае, даже в случае направления претензии или отказа, нужно придавать процессу переписки общую позитивную направленность. Опытные коммуникаторы умеют так отказать, что у человека остается чувство удовлетворенности и перспективы (позитивный результат). Ведь и в самом деле, на данном отказе и на данной претензии не заканчиваются деловые отношения. Но и в том случае, когда вы решили порвать с клиентом навсегда, надо ли обязательно сообщать ему об этом?».

Известен прием под названием «секрет Сократа»: если вы хотите сообщить человеку, что он не прав, мягко задайте ему такой вопрос, на который должен последовать положительный ответ. В политтехнологиях такому приему под условным названием «закон трех “да”» обучают агитаторов, работающих с населением.

Дейл Карнеги, например, так проиллюстрировал применение приема ­«секрет Сократа». Постоянный покупатель однажды отказался покупать моторы, которые покупал много лет подряд. Мотив, изложенный им в обращении к продавцу, звучал следующим образом: «Ваши моторы слишком сильно нагреваются». В ответ продавец грамотно задал покупателю несколько вопросов, на каждый из которых однозначно должен был следовать (и следовал!) положительный ответ. Итак, продавец спросил: «Правила Национальной ассоциации гласят, что правильно сконструированный мотор может нагреваться до температуры, превышающей температуру помещения на 72 градуса (по Фаренгейту). Правильно я говорю?». «Да, - согласился покупатель, - это совершенно правильно. Но ваши моторы нагреваются значительно сильнее». Вместо того чтобы спорить, продавец просто спросил: «Какая температура у вас в цеху?». «Около 75 градусов», - ответил он. «Хорошо, - сказал продавец, - если к цеховой температуре, равной 75 градусам, вы добавите 72 градуса, то получите общую температуру в 147 градусов. Как вы думаете, ошпарили бы вы руку, если бы подержали ее под струей горячей воды температурой 147 градусов?». Покупатель опять ответил «да». «В таком случае, - подвел продавец к конечному выводу, - не считаете ли вы, что было бы разумно держать руки подальше от этих моторов?». Деловой контакт был восстановлен! Почему бы не использовать подобный прием при переписке со своими клиентами?

Следующее правило - всегда нужно вести общение (в том числе ­переписку) в круге интересов вашего партнера. Чего вы добьетесь, если в деловом письме будете излагать собственные проблемы и нужды? Но ведь именно для того, чтобы эти проблемы решить, вы и ведете переписку. Как же быть? Следует писать не о том, какие проблемы хотите решить вы, а о том, что положительного принесут партнеру ваши взаимные действия. Ваша выгода должна быть «упакована» как подарок партнеру, о котором он не догадывался до получения этого письма. Такая позиция не имеет ничего общего с теми пустыми банальностями, которые звучат в плохих рекламных роликах: мы работаем на вас даже вопреки своей выгоде. Кто же этому поверит? Речь идет о вашей высокой степени осведомленности о партнере и о продуманности ваших действий: вы сами верите в то, что партнеру сотрудничество с вами принесет реальный результат, и вы знаете, как это сделать.

Лао-Цзы писал: «Причина того, что в реки и моря вливаются сотни горных потоков в том, что реки и моря расположены ниже гор. Поэтому они в состоянии властвовать над всеми горными потоками, так и мудрец, желая быть над людьми, становится ниже них; желая быть впереди, становится позади. Поэтому, хотя его место над людьми, они не чувствуют его тяжести, хотя его место перед ними, - они не считают это несправедливым».

Человеческая история помнит письма, которые «творили чудеса».

Самым известным письмом Авраама Линкольна является то, что было послано им миссис Бикси с выражением сочувствия по поводу смерти пяти ее сыновей, павших в бою. Второе, наиболее известное письмо, было продано на аукционе в 1926 году за 12 000 долларов (сумма, большая, чем та, которую Авраам Линкольн смог накопить за полстолетия тяжелой работы). Письмо было написано в один из мрачных периодов Гражданской войны в Америке (в течение восемнадцати месяцев генералы Линкольна вели армию от одного трагического поражения к другому) и адресовано генералу Хукеру, совершившему ряд грубейших ошибок. Да, это были тяжелейшие ошибки, но Авраам Линкольн в своем письме не называет их так. Он написал: «Существуют факты, из-за которых я не могу быть вполне доволен вами».

Кен Дайк, в прошлом председатель правления американской национальной ассоциации рекламы, утверждал, что на письма, рассылаемые им продавцам и содержащие просьбу прислать ту или иную информацию, редко отвечают больше 3-5% адресатов. Кен Дайк сказал, что получение 15% ответов он рассматривал бы как совершенно необычную вещь, а если бы число присланных ответов подскочило до 20%, то он считал бы это не менее чем чудом. Но одно из писем Дайка принесло 42% ответов. Другими словами, это письмо было дважды чудодейственным. Как он этого добился? Очень, казалось бы, просто. Письмо содержало текст, который приносил удовольствие адресату от того, что в нем содержалась просьба оказать автору письма одолжение. Одолжение - слово, вызывающее у вашего адресата чувство собственной значимости. Письмо начиналось с обращения, а затем шла фраза: «Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения?». В заключительных фразах письма автор приглушал «Я» и акцентировал «Вы».

Создание деловых писем - ответственная задача. Поэтому не следует забывать пословицу: «Что написано пером, того не вырубишь топором». Мы не Линкольны и не Сократы, и никогда не сможем буквально следовать их советам. Но усвоение правила: начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств вашего партнера, - наверняка поможет в ежедневных деловых контактах, в том числе и при написании писем. Подобный психологический прием оказывает действие независимо от того, торгует ли ваша фирма туристическими поездками или производит трубы большого диаметра.

Какую формулировку необходимо включить в договор, чтобы потом иметь возможность согласовывать условия сделки посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почты? Какова оборотная сторона медали такой «оперативности»? По каким правилам суд будет толковать условия сделки на основании имеющейся переписки и иных документов? Когда приходит время оформить протокол согласования разногласий или дополнительное соглашение к договору и как это сделать?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Переписка сторон глазами юриста» .

1 См. статью Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов» на стр. 20 № 8` 2005 и на стр. 40 № 9` 2005

2 К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся:

• 15 - адресат;
• 18 - заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
• 20 - текст документа;
• 22 - подпись;
• 27 - отметка об исполнителе.

Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

• 21 - отметка о наличии приложений;
• 24 - визы согласования документов;
• 25 - оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);
• 30 - идентификатор электронной подписи документа.

3 В зависимости от размера текста письма допускается использовать не только формат А4, но и формат А5.

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация	фраза
извещение	Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива	На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба	Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение	Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение	Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
	Гарантируем
отказ	Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение	Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

Достоверную и полную информацию;
- краткое изложение за счет отсутствия повествования;
- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

Напоминание;
- подтверждение;
- отказ;
- сопроводительное письмо;
- приглашение;
- гарантийное;
- информационное;
- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
- отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»