Ответьте пожалуйста на письмо. Всегда отвечайте на письма и сообщения. Руководство по написанию писем: чеклист

Старайтесь писать электронные письма, состоящие из 5 предложений, - учёные доказали, что сообщения такой длины наиболее эффективны.

Как это работает

Согласно исследованию McKinsey&Company , проведённому в 2008 году, среднестатистический сотрудник тратит 28 % своего рабочего времени на рабочую переписку. Мы уже о том, что для эффективной организации рабочего дня необходимо перестать стремиться к состоянию Inbox Zero и выбрать правильное время для проверки электронной почты. Кроме этого, важно, чтобы письма не содержали избыточной информации. Будучи уверенными, что длинный ответ выглядит более убедительно и не вызовет уточняющих вопросов, мы добиваемся обратного эффекта: такое письмо не позволит собеседнику принять моментальное решение и наверняка останется без ответа.

Для того чтобы написать максимально содержательное письмо, нужно ответить на пять вопросов: Кто вы? Что вы хотите? Чем получатель письма может помочь? Почему он должен сделать то, что вы просите? Какой следующий шаг нужно предпринять? Сжатые ответы на эти вопросы помогут адресату сразу решить, что он может сделать, и быстрее отреагировать на ваше письмо. Чтобы объяснить, почему вы пишете так лаконично и сэкономить время других людей, поставьте

Знаете, как бывает, вот находите вы адрес электронной почты на сайте, пишите по какому-нибудь важному для вас делу, и ждете ответа, а ответа нет. День, второй, третий и вообще.

Еще бывает, хочешь заказать что-нибудь в интернет-магазине, пишешь письмо через форму или напрямую, тебе обещают ответ в течение 24 часов, а ответа нет.
Бывает и по другому, начал переписку по какому-нибудь вопросу, и через какое-то время собеседник перестал отвечать. Интерес утратил что ли, а может занять или случилось чего.
И все это сильно раздражает, согласитесь. Думаешь, ну что ты за человек такой, что не в состоянии ответить, написать нечто вроде: «не интересно» или «я занят, отвечу через несколько дней».

Когда успокаиваешься, начинаешь вспоминать, что и сам частенько делаешь точно также. К примеру, присылают тебе предложение по какому-нибудь проекту, тебе не очень интересно и ты просто забываешь про письмо и не отвечаешь. А на той стороне человек чувствует себя ровно также, как и я, когда не отвечают мне.
И вот что я надумал, что хочу вам донести. Отвечайте на все письма. На откровенный спам – не надо, но если видно, что письмо от человека к человеку, то нужно ответить. Даже если не интересно, нужно написать, что не интересно.
Если вы сейчас заняты, то надо так и написать, что сейчас занят и отвечу в течение недели. Это правильно, это по-деловому и так нужно, если хотите, чтобы вам тоже отвечали. Какой бы не был ответ, нужно отвечать и стараться делать это в течение 24-48 часов, чтобы человек не думал и не гадал.

Мне тоже бывает лень, не интересно, скучно и просто некогда отвечать на некоторые письма, особенно те, которые мне не интересны. Но я воспитываю себя и приучаю отвечать, потому что хочу, чтобы мне тоже отвечали. Да и дурной тон это не отвечать или бросать начатую переписку. Может быть вы и не обращали на это внимание до этого поста, а теперь заметили и за собой этот нюанс. Так как данный пост предназначен для того, чтобы именно обратить внимание тех, кто его прочитает на это. Надеюсь, у меня получилось. И напоследок небольшая история в тему.

Однажды мне пришло письмо довольно размытого содержания, то ли о рекламе, то ли о продвижении, но было не похоже на спам. Видно было, что его написал живой человек. Мне не хотелось отвечать, так как в содержании письма не было чего-то внятного или интересного мне. Но я заставил себя ответить, следуя правилу этой статьи: «отвечать на письма, даже если они мне не очень интересны». Ответил, что мне не интересно и вообще не понятно о чем идет речь, решив, что на этом моя переписка с этим человеком закончится.
Но переписка не закончилась, и следующим письмом этот человек мне прислал предложение, от которого было трудно отказаться – бесплатная пробная реклама, на неких сайтах. Решив, что, почему бы и нет, я согласился. Хоть результаты рекламы мне не очень понравились, тем не менее я получил месячную рекламу бесплатно, за которую пришлось бы заплатить несколько тысяч долларов, если бы я покупал ее.
Вот так простое действие соответствующее деловому этикету привело к выгоде моему бизнесу.

Все мы хотя бы один раз, но получали на работе e-mail(ы), от которых у нас буквально отваливалась челюсть - от коллег, начальников, клиентов. Иногда вы выполняете задачу на максимуме собственных способностей и/или возможностей - и результат действительно настолько хорош, насколько в данной ситуации вообще мыслимо - но люди, как кажется, не в состоянии реагировать в таких случаях профессионально (особенно, когда это касается работы), или продемонстрировать хотя бы каплю приличия.

Как бы то ни было, пока вы находитесь на работе, важно держать общение на спокойном и рассудительном уровне, потому что вы представляете компанию, на которую работаете, и ваша неверная реакция на грубость может повлиять на бизнес в будущем, а так же пошатнуть непосредственно ваше положение в данной компании. Так что вместо того, чтобы отвечать на подобное письмо в стиле «око за око» - сядьте, откиньтесь назад, глубоко вдохните и прочтите нижеследующие советы.
Сложность: умеренная. Не помешает запастись спортивным кистевым эспандером или резиновым антистрессовым мячом (для быстрой нейтрализации физической агрессии).

1. Не отвечайте на письмо немедленно - сразу после того, как вы его прочли. Если вас откровенно распирает, выплесните эмоциональную реакцию в черновике письма (только не в почтовом сервисе, чтобы нечаянно не отправить его; воспользуйтесь любым текстовым редактором, заодно ошибки проверите), просто чтобы убрать из головы все эти резкие и язвительные фразы, раздражение и негодование, которые в тот момент в ней намертво засели.

Пусть после изучения полученного по электронной почте письма пройдет достаточное время, если ответ по определенным обстоятельствам не требуется в срочном порядке. Как говориться, «переспите» с полученной информацией - если время позволяет, между чтением письма и ответом на него вставьте одну ночь хорошего, здорового и глубоко сна. С утра все кажется проще, и появляются свежие идеи. Придумайте вариант ответа, который без оскорбления адресата продемонстрирует, что вы профессионал более высокого класса и чем автор письма, и чем оный вас считает. Чтобы вы не сделали после прочтения подобного грубого письма, не отвечайте на него сразу. Вы можете сболтнуть эмоциональную, компрометирующую информацию и только добавить масла в огонь. Вместо этого возьмите просто хотя бы перерыв, чтобы попить холодной водички из кулера, или, как уже было написано выше - оставьте решение вопроса на завтра.

2. Начните с вежливости. Помимо прочего, опытным путем и давно доказано, что спокойная и искренняя вежливость в ответ на открытую агрессию обычно обескураживает противника и сама по себе заставляет его утихомириться - вопя и ругаясь на вежливую, аргументированную рассудительность люди обычно быстро начинают чувствовать себя полным идиотами. Если кто-то послал вам особо свирепое письмо, вам вовсе не обязательно отвечать так, будто вы рады принять на себя их агрессию, но вежливым быть необходимо. Помните, в данный момент Вы представляете вашу компанию! Простое «Спасибо за ваше письмо» иногда снимает накал обстановки и направляет разговор в нужное русло. Дайте ему или ей знать, что вы признательны за их отзыв и за полученную в нем информацию.

3. Предложите грамотное решение. Не вставляйте в письмо абы какое или надуманное решение, которое гарантировано не понравится противоположной стороне, это в 95 процентах из 100 раздует обычную неадекватную жалобу в серьезный скандал, который затронет уже и ваше начальство, и репутацию вашей фирмы.

Иногда, в несложных случаях, может получиться соскользнуть с крючка просто при помощи следующего текста «Спасибо за Ваше сообщение. Я свяжусь с Вами и предложу варианты решения проблемы в самое ближайшее время». Просто предложите: 1) быстрый ответ-реакцию на сообщение, 2) вежливость, 3) готовность решать проблему - вот это просто супер профессиональный подход. При этом, когда приходит время полноценно ответить на недоброжелательный e-mail, не важно пришел он от сослуживца или от клиента, важно быть вежливым в первую очередь, но не лейте воду, сразу переходите к сути дела.

Вы можете написать, что понимаете ее или его огорчение по поводу данного дела, но затем сформулируйте заново утверждение, что вы были объективны в планировании/исполнении/оценке_результатов своего проекта. Например: «Мне жаль слышать, что Вы не согласны с нашей новой стратегией, но сейчас наша главная цель - помочь всей организации в целом. Мы не имеем ни единой возможности уделять особое внимание конкретному отделу». При этом сразу после предложите обсудить вопрос, чтобы в недалеком будущем решить возникшую проблему.

И снова, вы в состоянии опрометчиво сразу сбить его или ее спесь, но вы на работе, и лучшее из того, что можно сделать - это быть профессионалом. Пара неприятных фраз с вашей стороны, и это крайне вероятно вызовет до сотни самых неприятных последствий, от выговора или приобретения врага (или ну очень неприятного соседа) в лице коллеги, до потери клиента, или аналогичной ситуации, когда на месте оппонента будете находиться вы, но противная сторона откажется сотрудничать с вами наотрез. Предлагать помощь, быть командным игроком и давать объективную оценку ситуации (давайте признаемся, подобные письма иногда бывают заслуженными, даже если Вы очень не хотите этого понимать) - именно такой курс приведет вас к успеху. И даже если вам приходится пробегать пару километров по вечерам, дабы сбросить напряжение после того, как вы встречаете этого человека каждый день - т. к. вы настолько злы на него или на нее, что без высвобождения стрессовой энергии вам никак не обойтись, да будет так. Выпустите свой гнев конструктивным способом; чтобы быть профессионалом, вы вовсе не обязаны кого-то любить.

4. Крепко стойте на земле, и отстаивайте свое мнение. Если в письме использованы оскорбительная форма обращения и/или неадекватные аргументы, вы не должны просто сидеть на пятой точке и проглатывать подобную грубость. Есть масса способов, чтобы ясно и прямо заявить свою позицию и установить границы в вашем ответном послании - без того, чтобы «звучать» столь же незрело, как и они. Можно использовать, предположим, следующую простую фразу: «Я признателен(на) за ваш отзыв, но думаю он мог быть более эффективным, если бы был представлен в более конструктивной манере». Простой и действенный трюк. Важно дать понять человеку, что, в то время как вы абсолютно готовы принимать конструктивную критику, вы оба находитесь на работе и необходимо оставаться профессиональными. Нет ничего плохого, чтобы вежливо намеком напомнить ему или ей об этом.

Составляя электронные письма, люди часто и откровенно «звучат» как дети, не зная, как подобрать верные слова - или скорее не желая. Когда дело именно в этом, абсолютно нормально, если вы станете разговаривать с ними, как с пятилетними детьми (естественно, пока вы неизменно остаетесь вежливыми, даже не смотря на то, что вам очень хочется послать им пинок под пятую точку через экран). Просто указывая на их ошибки, но ни в коем случае не издеваясь, не беря снисходительный или покровительственный тон, и т. д. И, тем более, не отказываясь решать возникшую проблему (потому что они якобы смотрят на вопрос по детски). Будучи спокойными и рациональными - именно это и значит «разговаривать с ними, как с пятилетними детьми» - вы получите в ответ тонны извинений и положительных отзывов (даже если применили подход в стиле «Нет, нет, милый, это не верно»).

Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.

Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.

1. Пишите короткие письма.

Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо - это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.

На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо - одна тема или вопрос!

Пишите письма реже

Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас - как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.

Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.

Всегда просите ответить на ваши письма

Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг - ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.

Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него , потому что это важно для вас и для получателя.

Начните с конкретных сроков

Еще одна причина откладывания ответов на письмо - это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки , до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.

Одно письмо - один получатель

Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.

Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.

Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.

Что делать, если вам не ответили на письмо. Как писать, чтобы вам всегда отвечали.

В восточных странах составление письма – целое искусство. В нём используют слова, которые никогда не употребляются в устной речи, обязательно обсуждают погоду, спрашивают у адресата его мнение о красоте природных явлений, и только потом переходят к делу. У нас всё проще. Если вы в теме письма или первом абзаце не объявите, что вы хотите, ваше письмо сочтут скучным и затянутым, и бросят читать. Как писать письма, чтобы на них всегда отвечали?

Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме

У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.

Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.

Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?

Ошибки в прямом смысле. Грамматические. Возможно, вы пропускаете много знаков препинания, и предложения становятся нечитаемыми. Вспомните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать». Совершенно непонятно, что хотел сказать автор. В то же время орфографические ошибки могут изменить слова до неузнаваемости. На чтение письма с ошибками уходит гораздо больше сил и времени. В нашем динамичном мире легче отбросить «бракованное» письмо, чем исправлять его
Ваше письмо похоже на спам. Это происходит, когда вы забываете об адресате, и пишете какому-то «среднестатистическому» собеседнику. Такое письмо не содержит ни обращения по имени, ни индивидуальных вопросов. А на безликую рассылку отвечать не принято
Вы не можете вычленить главное. Среди подробностей и мелких деталей может затеряться тема. Возможно, человек прочитал ваше письмо, но так и не понял, что вы от него хотите

На какие письма отвечают сразу? Что нужно добавить в письмо, чтобы на него обратили внимание и ответили?

Знаменитый публицист Глеб Архангельский делится опытом: на какие письма хочется отвечать сразу?

В хорошем послании идея должна быть чётко сформулирована и заявлена в теме письма. Потрудитесь «сжать» свой текст до двух-трёх абзацев. Если потребуются подробности, объясните в дальнейшей переписке
Не забывайте отбивать предложение точкой и заглавной буквой, проставляйте абзацы. Если не определились, как обратиться к собеседнику – на «ты» или на «вы», лучше выберите последний вариант. И самое неожиданное: никогда не забывайте оставить обратные контакты в теле письма. Возможно, ваш обратный адрес просто потерялся
Если у есть необходимость прикрепить что-то к письму, отметьте это в тексте и коротко опишите, что за информация там находится. Ведь скачать, найти, открыть и просмотреть отдельный файл – это тоже труд для адресата. То же самое касается ссылок

Если вы используете имейл или почту как средство связи с этим человеком впервые, не поленитесь перезвонить и уточнить: дошло ли письмо? Иногда настройки на защиту от спама могут «проглотить» ваше письмо. Ничего уж не говоря о нашей знаменитой (не с лучшей стороны) почте России.

Яркая первая строка: «Очень срочно!»

Письма нередко начинаются с фраз «Очень срочно!», «Важные сведения!», «Внимание сюда». Броские предложения всегда привлекают внимание. Поэтому их использовали уже миллион раз. Это избитый приём. Эффективнее коротко и броско формулировать то, о чём пойдёт речь в самом письме.

Емкий текст письма: когда ваше письмо не хотят читать долго

Раньше из писем составляли целые романы. Они поражали глубиной мысли собеседника, изящностью его слога, остроумием и эрудицией. Сейчас, когда ритм жизни невероятно ускорился, адресат больше оценит краткость.

Продумайте письма. Потом вкратце сформулируйте каждый пункт этого плана. Это и будут абзацы. Если кроме основной информации вы хотите ещё и поговорить о жизни, то оставляйте всю «лирику» напоследок.

Как грамотно написать письмо, чтобы всегда получать ответ: советы и отзывы

Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.

Приветствие. В интернете очень распространена фраза «Доброго времени суток!» Она допустима как в личной, так и в деловой переписке. Упомяните имя собеседника. Так он будет знать, что он – не часть большой рассылки, а письмо предназначено ему лично
Представление. Не забудьте написать не только своё имя, но и что-то, что поможет вашему собеседнику идентифицировать вас. «Это Мария» — такая фраза не скажет человеку ничего. «Это Мария Иванова из соседнего офиса. Мы вместе добирались на такси в прошлую пятницу» — и вот ваш адресат уже точно вспомнил вас
Основная часть. Постарайтесь изложить кратко. Если это личное письмо, можно добавить пару шуток или ссылок, которые относятся к делу. Не используйте длинные предложения. Вы легко запутаетесь в пунктуации, а ваш собеседник устанет читать. Чаще используйте вопросы
Вместо того чтобы написать: «Пришлите мне фотографии с корпоратива», — используйте фразу: «Когда вы сможете прислать мне фотографии?» Теперь у вашего собеседника есть стимул написать вам тоже, ведь оставлять вопрос без ответа неприлично. Не злоупотребляйте вводными словами
«Лирика». Теперь можно обсудить вопросы, косвенно относящиеся к теме. Это могут быть дежурные вопросы: как поживает ваша мама? как вам такая погода для начала весны? Или общие воспоминания, переживания: вы уже видели новый галстук шефа? вы не знаете, когда нам поменяют сломанный кулер
Прощание. Перед тем, как поставить точку, не забудьте добавить фразу вроде «заранее спасибо за ответ»
Завершите письмо своими контактными данными. Не ограничивайтесь е-мейлом и адресом. Возможно, человек захочет перезвонить вам или написать смс

Уважение — залог доверительного отношения

Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.

ошибки. Неграмотность или неряшливость в тексте можно счесть за неуважение. Есть люди, которые принципиально не будут читать письмо, где нет пробела после запятой или тире заменено на дефис
отсутствие приветствия или прощания
остальные формы вежливости. Если у вас есть просьба, сопроводите её словом «пожалуйста»

Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.

Мотивация к ответу: спросите то, в чем отвечающий хорошо осведомлен

Чтобы наладить коммуникацию, можно для начала заставить собеседника «оседлать любимого конька». Грубый пример: если вы хотите занять у мамы денег, сначала спросите у неё рецепт фирменного борща, и только в следующем письме намекните, что у вас не хватает на хорошую говядину.

Самое сложное – мотивировать человека ответить вам в первый раз. Потом, когда коммуникация уже будет налажена, собеседник будет отвечать вам «на автопилоте».

Если все же ответа не последовало

Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи. Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп
При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций. В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы
И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться

Грамотные примеры написания текстов «с ответами»

Личное письмо

Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.

Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?

Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.

Полуофициальная переписка

Доброго времени суток, Ирина! Это Алексей. Мы застряли с вами в лифте на прошлой неделе, помните?

Я всё ещё хочу получить от вас адрес сайта. Помните, вы сказали, что заказали там сеанс игры в боулинг с большой скидкой? В эту субботу у меня свободный выходной. Собираюсь вспомнить, что это за вид спорта. Кстати, как там обстановка? Достаточно ли шаров? Выдают ли сменную обувь?

И ещё. У меня есть фирменная техника, которая позволяет выбивать с первого раза если не страйк, то спэр. Могу рассказать подробнее. Или покажу на примере. Буду рад, если вы присоединитесь ко мне в эту субботу.

До встречи.