Переход к безбумажному электронному документообороту: опыт, проблемы, перспективы. Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы Модель как было бумажный документооборот
“Кадровик. Кадровое делопроизводство“, 2009, N 2
ПЕРЕХОД ОТ БУМАЖНОГО К СМЕШАННОМУ ДОКУМЕНТООБОРОТУ
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. Несмотря на все разговоры о “безбумажных технологиях“, реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Плюсы и минусы электронных документов
Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:
Электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
Проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;
В деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.
В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:
Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) :
“...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...“.
Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) :
“4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке“.
Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:
Быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
Короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
Нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
Сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
Необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.
Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:
Прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;
Сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
Не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
Для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.
Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:
Низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать “электронную“ деятельность только на бумаге практически невозможно;
Гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;
Для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;
Управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.
Смешанный документооборот - реальность сегодняшнего дня
Несмотря на все разговоры о “безбумажных технологиях“, реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:
Электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;
Использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;
Ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;
Ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.
Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.
Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.
Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.
Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их “двойной“ природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.
В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:
Оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);
Юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;
Все чаще “внутренние“ решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.
Примечание. Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.
Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: “Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?“ При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.
Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:
Сканировать бумажные документы;
Распечатывать электронные документы.
Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:
Неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);
Электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;
Электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.
Сроки хранения в смешанном документообороте
В настоящее время общепризнанным является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, снабженный средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.
Американские Национальные архивы (NARA) уже сегодня требуют от государственных органов учитывать это обстоятельство при установлении сроков хранения для электронных документов. В своих рекомендациях по составлению перечней документов с указанием сроков хранения они обращают внимание на следующие моменты :
Перечни должны, как правило, определять сроки хранения документов, независимо от вида носителя (электронные документы, бумага и т.д.);
При переводе документов в электронную форму их ценность может измениться, поэтому Национальными архивами США был разработан механизм пересмотра сроков хранения при переходе государственных организаций на электронный документооборот;
Если будет установлено, что документы (в том числе после перевода их в электронную форму) содержат существенно больше информации или используются по-другому, сроки хранения должны быть пересмотрены.
Аналогичный подход был продемонстрирован и нашими государственными органами, когда в 2002 г. было принято решение об установлении постоянного срока хранения для графических образов переписных листов:
Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.:
“2. Переписные листы Всероссийской переписи населения 2002 года по завершении их автоматизированной обработки хранятся в территориальных органах Государственного комитета Российской Федерации по статистике... в течение одного года с момента официального опубликования итогов Всероссийской переписи населения 2002 года и подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Хранение графических образов переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г. на машинном носителе осуществляется следующим образом:
Один экземпляр хранится в Государственном комитете Российской Федерации по статистике в установленном порядке до проведения следующей переписи населения;
Второй экземпляр с программным обеспечением передается до 1 января 2004 г. на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации“.
Что необходимо: внутренние нормативные документы
и квалифицированный персонал
Анализ современной законодательно-нормативной базы управления документами показывает, что наблюдается ужесточение требований не только к наличию внутренних нормативных документов, но и к их строгому исполнению организацией. С помощью внутренних нормативных документов в организациях создается нормативная база для электронного и смешанного документооборота, и это дает возможность минимизировать риски использования электронных документов в “серой“ зоне, там, где порядок работы с документами слабо регулируется законодательством и нормативными правовыми актами.
О необходимости разработки внутренней нормативной базы организации говорится и в Стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:
Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “Управление документацией“:
“Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами“.
Отношения с внешними организациями и использование при взаимодействии с ними электронных документов строятся, как правило, на основе ГК РФ. Все, что касается обмена электронными документами, фиксируется в контрактах и соглашениях.
Основные сложности при разработке внутренней нормативной базы смешанного документооборота возникают по следующим причинам:
В России пока не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами, который бы в полной мере соответствовал потребностям деловой деятельности и государственного управления, а также сложившейся практике применения электронных документов и информации;
Практически полностью отсутствуют российские методики и стандарты экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с конфиденциальными и секретными электронными документами;
В определенной степени, конечно, может выручить зарубежный опыт, но чаще всего отечественные специалисты в области управления документами просто не могут до него “добраться“ из-за слабого владения иностранными языками и отсутствия переводов.
Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.
Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит прежде всего на службе персонала организации.
Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.
На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи“ ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.
Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с “человеческим фактором“. Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.
Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.
Литература
1. Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2006, N 6.
2. Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами: утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н / Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008, N 19.
3. Federal Register v. 69, N 223, p. 67692, 19 ноября 2004 г., URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.
Н.Храмцовская
Ведущий эксперт
по управлению документацией
компания “Электронные Офисные Системы“,
член Гильдии управляющих документацией,
член ARMA International
г. Москва
Электронное правительство и электронный документооборот - одни из самых популярных трендов в мире. Предоставление услуг в электронном виде при работе государственных и муниципальных служб считается признаком их обновления.
С точки зрения пользователя, нет ничего сложного: достаточно установить компьютер, и информация сама польется бурным потоком. Следует просто запросить информацию, нажать на кнопку и получить готовый результат. Именно так часто представляют себе граждане работу электронного документооброта в "едином окне" госуслуг. Однако за кажущейся простотой лежат сложнейшие технологии, выстроенные в строгое архитектурное решение. И только при слаженной работе всех его механизмов можно рассчитывать на получение ожидаемого результата.
Государственные услуги начинаются для гражданина с… "окошка", куда он обращается за получением той или иной справки или документа. Раньше оно имело вполне реальные физические размеры и место расположения: находилось в учреждении, за окошком сидел операционист, рядом была картотека. Сегодня многое изменилось. Появился компьютер и "невидимая" база данных, где уже собрана информация. Параллельно у граждан появилась "виртуальное окно" - Интернет-портал государственных услуг.
Но вне зависимости от того электронный или бумажный способ взаимодействия был выбран, граждане всегда обращаются к единой информационной системе, где накапливаются, систематизируются и отыскиваются данные, касающиеся той или иной деятельности государственных служб.
На первый взгляд, все также просто, как и раньше: сначала надо сохранить определенный документ, а потом предоставить его запросившему гражданину или организации. Но проблема осуществления электронного документооборота гораздо сложнее, чем отправление электронного почтового сообщения, тем более, если дело касается даже части госуслуг.
Первая сложность, с которой сталкивается организация при построении системы электронного документооборота, - перевод уже существующих архивов в электронный вид. Это необходимо для обеспечения сохранности документов и возможности получить к ним быстрый доступ по требованию. Данная задача предполагает два варианта решения. Первый - найм компании, специализирующейся на подобных услугах. Здесь есть несколько плюсов: во-первых, наличие ресурсов (профессиональная команда, оборудование, помещение и пр.); во-вторых, вы будете знать достаточно точные сроки реализации проекта. К минусам можно отнести разовость проекта. Другой вариант - создание внутреннего подразделения. Для этого потребуется нанять управляющего проектом и встроить эту структуру в бизнес-процессы (в процессы документооборота) организации.
Следующим препятствием, которое подстерегает при строительстве таких систем - это их масштаб. Немногие знают, что в среднем за год россияне обращаются в государственные и муниципальные органы за получением различных документов и справок 81 млн раз. Заметьте, что здесь учтены только те запросы, которые система получает и обрабатывает. В реальности число обращений оказывается в несколько раз больше, потому что далеко не каждый запрос формулируется правильно и доходит до системы.
Человек ищет документ, но часто он не знает ни по каким признакам его найти, ни в каком разделе хранилища он лежит. Ему неизвестны параметры, по которым следует выделить искомый документ из потока информации, непрерывно поступающей от каждой организации. Чтобы такая система заработала, необходима правильная организация потоков документов и информации, ее надлежащий сбор и систематизация. Создать такую систему моментально невозможно. Поэтому строительство общегосударственной автоматизированной системы электронного межведомственного документооборота, который затрагивает все ступени федеральных, региональных и местных органов власти, ведется поэтапно. И конечно, обеспечить "нужный объем и качество" можно только на базе современных компьютерных технологий.
Первые шаги
Начало построения электронных систем документооборота для государственных организаций было положено в середине 1990-х гг. Первые шаги в этом направлении сразу выявили бесперспективность, если отсутствовал системный подход при решении задачи. Для построения функциональной системы недостаточно приобрести сканер и программу OCR (оптическое распознавание символов). Требовалось наладить учет документов, научиться выделять нужную информацию в потоке данных и многое-многое другое.
Превращение первичного бумажного документа в полезные данные происходит через длинную серию последовательно выполняемых операций. Сначала производится сбор первичных документов, их регистрация, предварительная обработка. Затем выполняется сегментация информации с разделением ее на тематические разделы и выделение общей структуры документа. Но собранная информация еще не готова для практического использования. Требуется извлечь нужные параметры, провести классификацию и кластеризацию данных, осуществить окончательную обработку, чтобы учесть требования, предъявляемые хранилищем.
На сцену выходят профессионалы…
В мире есть ряд компаний, которые работают на рынке автоматизации ввода документов и данных. Пожалуй, наиболее известная отечественная компания - "ABBYY". К моменту, когда "ABBYY" приступила к решению задач построения систем электронного документооборота, у нее уже был накоплен солидный багаж собственных программных наработок. Первый опыт построения больших систем был получен в проекте создания системы потокового ввода налоговых деклараций.
Опыт получился весьма успешным: создана система, которая была внедрена у заказчика и доказала свою работоспособность на практике. Для обслуживания созданной системы документооборота был построен первый Центр обработки документов (ЦОД). Там была решена задача обеспечения массового ввода документов. Для этих целей были поставлены профессиональные программные средства, приобретено пять скоростных потоковых сканеров, запущено в работу несколько серверов автоматического распознавания, набран штат из 40 сотрудников, которые стали заниматься верификацией введенных документов.
Здесь следует ввести уточнение. Принято считать, что механизмы потокового ввода, являющиеся одним из элементов систем документооборота, строятся только на технологиях OCR. Если это так, то практическая ценность возводимых систем сильно сужается. Под OCR понимается оптическое распознавание только печатных символов.
На практике предлагается гораздо более широкий спектр технологий. Например, вместе с OCR также может применяться технология ICR (Intelligent Character Recognition), которая обеспечивает распознавание рукописных символов. Без нее невозможно обойтись, когда входящие документы заполняются на бланках от руки. Встречаются и другие инструменты: технология распознавания одномерных и двухмерных штрих-кодов, технология распознавания меток (check marks) и др.
Работы по созданию первой промышленной системы для обслуживания документооборота для государственных услуг проводились компанией "ABBYY" в 1998 - 2000 гг. Качество возведенной тогда системы отражает следующий факт: только в 1999 г. в рамках ЦОД средствами технологий "ABBYY" было введено и обработано более 28 млн бланков документов поданных гражданами.
Созданная десять лет тому назад система продолжает развиваться. Сегодня она имеет общенациональный масштаб. Данные поступают из более 2000 филиалов. В каждом регионе имеется собственное управление, а количество ЦОДов и центров подготовки документов возросло на порядок.
Замена бумажной технологии на электронную
За последние годы значительно выросли объемы информации, которые обрабатываются государственными организациями. Оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму. Изменились и сами граждане, для которых адресована собираемая информация.
Наиболее сильное влияние оказывает сейчас Интернет. Согласно оценкам, численность российской части Интернета составляет около 59,7 млн человек или 48% взрослого населения России. Больше половины из них, 39 млн человек, пользуются Интернетом ежедневно. Это не просто наиболее активные пользователи - они готовы к активному использованию государственных услуг в электронном виде. Единый информационный Интернет-портал государственных услуг станет для них более естественным способом для взаимодействия с государством, нежели поход к традиционному "окошку".
Электронный документооборот стал сегодня не просто "оригинальной функцией", он отражает глобальный переход общества на безбумажные технологии.
Совершенствование системы документооборота
Задача обработки бумажных документов является многогранной, и ее нельзя так просто свести к одному упрощенному бизнес-процессу. Любое предприятие, особенно крупное, имеет ярко выраженные специфичные особенности в организации и правилах работы со своими документами в бумажной форме. Всегда приходится учитывать, что входные документы часто бывают недостаточно хорошо структуированы, что затрудняет их обработку.
Индивидуальные особенности организаций являются основной проблемой на пути быстрого перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Переделать реально существующие процессы в одночасье практически невозможно. Поэтому внедрения обычно проходят в несколько этапов.
Сначала формируется понимание, что электронный документ значительно более технологичен и удобен для обработки и извлечения информации, чем бумажный. Если информация переведена в электронный вид, то скорость работы с полученными данными возрастают многократно. Качественно меняется задачи, связанные с обеспечением сохранности документов и их доступности.
Очевидные достоинства архива, представленного из бумажных документов и их копий в электронном виде, со временем тускнеют на фоне "новых" недостатков: нельзя редактировать текст, отсутствуют средства для полнотекстового поиска. Постепенно приходит понимание, что редактируемый текст в электронной форме дает преимущества перед "фотографией документа", характерной для начальной стадии построения системы электронного документооборота.
Позднее приходит понимание, что удобно не просто сохранять текстовую часть архивируемых документов, но и иметь возможность решать аналитические задачи, опираясь на собранные данные. Для перехода на этот уровень требуется обеспечить структурированный ввод исходной информации с бумажных носителей. Это следующая стадия развития таких систем.
Мировой опыт подсказывает…
Требования, заставляющие переходить на электронные формы документооборота, возникают не только под давлением рациональных взглядов руководителя организации, который своевременно задумывается о повышении эффективности работы своей компании. Особо действенную силу оказывает поддержка со стороны законодательства.
Интересно показать влияние, которое имел в США законодательный акт Сарбанес-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, 2002). Он был принят после серии скандальных разбирательств, связанных с разоблачениями в компаниях "Enron", "Tyco International", "Adelphia", "Peregrine Systems" и "WorldCom". Смысл сводился к следующему: причиной возникших финансовых махинаций стали неразвитые системы предоставления отчетности по рабочим документам и недоступность оригинальных документов для публичного анализа. Для борьбы с этими упущениями были введены специальные законодательные меры.
В результате в практику государственных служб были добавлены коррективы, которые обязывали любую организацию в случае обращения к ней с запросом на предоставление определенных документов, выдавать их быстро, в очень жесткие сроки. Процедура получила название "электронного расследования" (E-Discovery) и стала мощным стимулом для развития корпоративных систем документооборота.
Благодаря этим нововведениям, развитие законодательства США послужило мощным стимулом для наращивания технологической оснащенности компаний и повышения уровня их информационной "культуры".
Аналогичные законы, стимулирующие развитие систем корпоративного документооборота, были приняты и в России. Например, Федеральный закон № 137-ФЗ и Налоговый кодекс Российской Федерации, а также последующие поправки к ним расширили права граждан по выбору способа доставки документов в государственные органы. Законной формой стала подача документов по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде. Эти нормативные правовые акты формируют сегодня в России законодательную базу для перехода системы приема документов от граждан на безбумажную технологию.
Вместо послесловия…
Накопленный опыт внедрений позволил выработать наиболее эффективные приемы "ноу-хау" при построении корпоративных систем документооборота. Это касается внедрения определенных бизнес-процедур и регламентов по работе с бумажными документами, которые позволяют собирать максимум полезной информации и при этом исключать типовые ошибки, которые может совершать персонал при обслуживании таких систем.
В настоящее время обмен документами между организациями чаще всего осуществляется в двух параллельно существующих потоках - электронном и бумажном. При поступлении каждого документа ему присваивается собственный уникальный номер. Если это бумажный документ, то номер печатается в виде штрих-кода на специальном стикере и наклеивается на первую страницу документа, если электронный, то он автоматически привязывается к учетному номеру вводимого файла. После этого запись о существовании нового документа становится единой в общей базе данных системы.
Очевидно, что с электронными копиями документов работа строится эффективнее, чем с бумажными. Их можно дешево доставлять, удобно согласовывать и хранить, легко осуществлять поиск в электронном архиве. Таким образом, задача перевода бумажных документов в электронный вид не теряет своей актуальности с введением электронного документооборота, а скорее, наоборот, становится еще более насущной.
Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.
Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.
Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:
- документы, для которых электронная форма существования будет основной;
- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.
В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.
Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».
Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.
На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.
Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.
Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.
Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе.
К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных.
В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении.
Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.
Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.
Развитие технологий внутреннего документооборота
| Стадия
развития | Работа с входящими документами | Работа с исходящими документами | Работа с внутренними документами |
|
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот | Параллельное обращение бумажных документов, их копий на бумажном носителе и их электронных копий. Сотрудники организации зачастую работают с бумажными документами и их бумажными копиями | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе (в том числе с возможной последующей досылкой бумажного экземпляра) | Параллельное обращение бумажных документов и их электронных копий |
|
2. Электронно-бумажный документооборот | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов, в том числе направление на исполнение в электронной форме и работа исполнителей с файлами документов | Регистрация документов в электронной форме в СЭД и отправка их электронных копий. Отправка адресату ЭКД, подписанного на бумажном носителе, без досылки бумажного экземпляра | Работа в СЭД преимущественно с электронными файлами документов по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
|
3. Электронно-бумажный и электронный документооборот | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме, в том числе рассмотрение документов руководителями и создание резолюций |
Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме. Адресату отправляется электронный документ или электронная копия документа, подписанного на бумажном носителе | Практически вся работа с документами осуществляется в СЭД в электронной форме по аналогии с процессами работы с входящими и исходящими документами |
В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации.
Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.
Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).
После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.
1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.
Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.
Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме).
2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.
В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).
На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.
При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе.
3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант.
Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе.
Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.
Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.
- Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 296 с.
- Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24-25 ноября 1999 г. - М.: Росархив, 2000. - С. 69-72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. - № 2. - С. 14-18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. - № 3. С. 36-40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. - № 8. С. 17-21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. - № 2. С. 32-37.
В. Баласанян,
генеральный директор компании ЭОС
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия
Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.
Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).
Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;
"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", , которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
В настоящее время подготовлен проект Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" , (см.).
Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
"Электронная революция" в работе с документами
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.
Как автоматизировать делопроизводство
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании "Электронные офисные системы ", реализованный в популярной системе "Дело", состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.
Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив".
Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии "документооборота" (workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.
Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.
Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.
Первоначально, в середине 1990-х годов, система "Дело" была сфокусирована именно на автоматизации традиционного делопроизводства как реально существующей технологии учета и управления движением преимущественно бумажных документов. Дальнейший опыт показал, несмотря на изначальное наличие в системе целого ряда функций "электронного документооборота" (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web -доступ и др.), что эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.
Новые функции систем электронного документооборота
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.
Прием электронных документов
Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. В системе "Дело", в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих собственно электронный документ.
Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.
Хранение электронных документов
Именно это функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами (DMS - Document Management System ).
(Система "Дело ", в частности, располагая собственным хранилищем имеет возможность работать и с документами, хранимыми в системах управления документами, поддерживающими стандарт ODMA: Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.)
Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.
Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименование, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения подобных реквизитов использование системы электронного документооборота для содержательной работы с документами в функциональных подразделениях, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или же совсем невозможным и ненужным.
Управление движением документов
Систему, управляющую бумажным документооборотом, использует преимущественно персонал, участвующий в контроле за перемещением зарегистрированных бумажных документов между подразделениями. Система электронного документооборота организует работу всего управленческого персонала предприятия на всех этапах жизненного цикла документа, включая работу над проектами, согласование, визирование, исполнение, списание в дело и передачу на архивное хранение. Это требует качественно нового уровня поддержки механизмов многошаговой маршрутизации документов и распределения ролевых функций участников документооборота для каждого из процессов.
Аутентификация пользователей и разделение прав доступа
В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).
В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).
Электронный документооборот и новые управленческие схемы
В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.
Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.
Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять "горизонтальный" документооборот. Напротив, именно сочетание "горизонтального" и "вертикального" документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, "разрешив" прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.
Еще более актуальна проблема перехода на более эффективные - прозрачные - управленческие схемы при документообороте, охватывающем сеть территориально распределенных учреждений (офисов). Традиционный бумажный документооборот естественным образом локализован в рамках отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных организаций осуществляется на уровне обмена входящей/исходящей корреспонденцией. При этом документ, зарегистрированный в одном офисе, будучи направлен в другие, регистрируется в каждом из них заново, причем непосредственный контроль состояния работы с документом внутри удаленного подразделения обычно невозможен.
Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.
Электронный и бумажный документооборот в одной системе
В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.
В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.
Составляющие экономического эффекта
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:
прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.