Exemplo de preenchimento de horário de trabalho. Horário de trabalho - amostra de preenchimento e exemplos Exemplo de preenchimento de horário de trabalho: formulário

Responda a pergunta:

A fotografia da jornada de trabalho é tirada pelos colaboradores a quem esta será confiada e cujas funções profissionais incluem esse trabalho. Na prática, esse trabalho é executado por funcionários das divisões do departamento de organização e remuneração do trabalho (economistas do trabalho) (ver “Diretório de qualificação de cargos de dirigentes, especialistas e demais empregados” (aprovado por Resolução do Ministério do Trabalho de Rússia datada de 21 de agosto de 1998 N 37) e o departamento de pessoal, para Este trabalho também pode envolver os chefes dos departamentos relevantes.

Se, com base nos resultados da fotografia da jornada de trabalho, as normas trabalhistas do funcionário forem alteradas, ele deverá ser notificado com 2 meses de antecedência (artigo 162 do Código do Trabalho da Federação Russa), se outras condições do contrato de trabalho forem alterados, a notificação também será exigida com 2 meses de antecedência (Artigo 74 do Código do Trabalho da Federação Russa).

A fotografia da jornada de trabalho (fotografia do horário de trabalho) é um tipo de observação em que, ao longo de toda a jornada de trabalho, um especialista independente registra todo, sem exceção, o tempo despendido pelo funcionário em qualquer uma de suas ações: profissionais e pessoais. Ao mesmo tempo, dependendo dos requisitos de precisão da fotografia, todos os assuntos são passíveis de registo, incluindo os pequenos, como uma conversa de minuto ao telefone, uma pausa para o café, etc.

A fotografia de uma jornada de trabalho, via de regra, é necessária para determinar as normas de produção de um determinado funcionário (norma de atendimento: quantos pacientes ele deve atender no horário estabelecido para ele; ou a norma de tempo para atendimento de 1 paciente) .

Os princípios gerais de compilação de uma fotografia de um dia de trabalho podem ser usados ​​​​tanto por organizações comerciais como por outras organizações.

O momento ou a fotografia da jornada de trabalho é um dos elementos do racionamento do trabalho dos colaboradores da organização.

Antes de iniciar este trabalho, o próprio empregador escolhe o método pelo qual instrui os empregados a realizar os trabalhos preliminares adequados: pode ser uma instrução protocolar ou a emissão de uma ordem.

A legislação atual não contém formulários unificados de documentos para a realização de trabalhos de cronometragem. Em qualquer caso, a ordem será arbitrária.

Ao mesmo tempo, é possível criar um despacho geral sobre o desenvolvimento de normas trabalhistas, em que um parágrafo seja dedicado à questão da fotografia da jornada de trabalho, ou é possível emitir um despacho separado sobre este tema.

Empresa de Responsabilidade Limitada "Alfa"

PEDIDO Nº 56
sobre a realização de cronometragem na execução de trabalhos por funcionários da unidade “_______________________”

Moscou 20/04/2015

Com o objetivo de preparar material empírico para o desenvolvimento de uma lei local sobre o estabelecimento de normas trabalhistas para funcionários do departamento “___________________________”,

EU ORDENO:

1. Criar uma comissão para realizar os trabalhos de cronometragem dos trabalhos realizados pelos colaboradores da divisão “_________________________”, composta por:

Presidente da comissão - Diretor Adjunto de Pessoal e Regime Kozhin I.B.

Membros da comissão:

Chefe do Departamento de RH R.M. Gromova

Chefe do Departamento de Trabalho e Salários Obkhodov M.I.

Especialista em RH E.V. Zaitseva

Economista do Departamento de Trabalho e Salários Lipkin I.R.

2. A comissão (cláusula 1 do despacho) deverá, no período anterior a “_____”__________________________, proceder à cronometragem de todos os trabalhos executados pelos colaboradores da divisão “______________________”, formulários elaborados com base nos resultados; da cronometragem será submetida para resumo ao chefe do departamento de trabalho e salários.

3. O chefe do departamento de trabalho e salários, com base nos resultados do calendário, tendo em conta as normas laborais padrão estabelecidas, elabora, antes de “_____” _____________________, um projecto de despacho que estabelece normas laborais para os cargos de empregados da divisão “ __________________________”, coordenar o projeto de despacho com o departamento de pessoal, departamento de contabilidade, serviço jurídico e enviá-lo à organização sindical para obter parecer fundamentado sobre a possibilidade de adoção de tal ato local.

4.Ao chefe do departamento "_____________________" :

Não interfira no trabalho da comissão durante o cronometragem;

Fornecer aos membros da comissão os documentos necessários ao trabalho (Regulamento do departamento, descrições de funções, folhas de ponto do período ____________________ e outros);

Criar as condições necessárias ao trabalho da comissão no departamento, incluindo a atribuição de local de trabalho, computador e telefone.

5. Reservo-me o controle sobre a execução desta ordem.

Os formulários de documentos que você elabora durante o período de fotografia da jornada útil são apresentados a seguir na resposta.

Mais detalhes nos materiais do Sistema:

1. Resposta: Como tirar uma foto de um dia útil

Para tirar uma foto de um dia útil você precisa:

 definir metas tirar fotos da jornada de trabalho;

 desenvolver regras para padrões de avaliação jornada de trabalho;

 preparar um formulário de relatório de observação(cartão com fotografia do dia útil);

 dar instruções observadores e (ou) funcionários cujas fotografias do dia de trabalho você planeja tirar;

 tire fotos do dia de trabalho;

 processar resultados de fotografia;

 analisar o resultado da observação e desenvolver atividades para implementar metas de vigilância.

Fotografar a jornada de trabalho é realizado principalmente com a finalidade de:

 determinar os custos reais do tempo de trabalho do empregado;

 desenvolver padrões (volume de produtos, prestação de serviços, etc.);

 identificar e eliminar perdas de tempo de trabalho;

 melhorar o sistema de motivação;

 aumentar a auto-organização dos funcionários;

 otimizar os processos de negócios da organização, etc.

Antes de começar a fotografar seu dia de trabalho, você deve:

 determinar quem é o responsável por fotografar a jornada de trabalho;

 determinar o período analisar o tempo de trabalho dos funcionários;

 determinar o requisito de precisão da observação ações dos funcionários.

A observação e o registo do tempo de trabalho de um trabalhador podem ser confiados, por exemplo, a um funcionário do serviço de pessoal, ao superior imediato ou a um colega do trabalhador que será monitorizado. É aconselhável que esta pessoa conheça bem qual é a essência do trabalho da pessoa observada. Além disso, é necessário levar em consideração a relação entre o observador e o funcionário monitorado: negativa, neutra ou benevolente. Isto também pode afetar os resultados do trabalho de ambos (reduzir a produtividade devido ao estresse ou conversas pessoais amigáveis, etc.).

Além disso, a responsabilidade pela fotografia da jornada de trabalho pode ser atribuída ao próprio funcionário. Nesse caso, leve em consideração o grau de responsabilidade do colaborador, certifique-se de que ele entende a importância de todo o processo e desenvolva um sistema de monitoramento e fiscalização do trabalho do colaborador.

Para acompanhar o preenchimento desta fotografia, designe um inspetor ao funcionário. O inspetor pode ser o supervisor imediato do funcionário, seu colega ou um especialista em serviços de pessoal.

Para uma avaliação mais fiável da atividade de um colaborador, recomenda-se a análise de fotografias de vários dias de trabalho ou, se possível, de uma semana de trabalho completa ou de um ciclo de trabalho completo (se o trabalho do colaborador for cíclico). Isto se deve ao fato de que em dias diferentes a qualidade e o volume de trabalho de qualquer funcionário mudam frequentemente dependendo da complexidade das tarefas atribuídas, do impacto no volume de trabalho dos demais membros da equipe, etc.

É preciso também levar em consideração o fato de que nos primeiros dias de fotografia do horário de trabalho o avaliado pode vivenciar estresse (resistência interna ao processo de análise do seu tempo). Nesse sentido, o relatório pode conter ações que o colaborador não realiza em seu estado natural de trabalho, ou realiza em ritmo diferente. Analisar o tempo de um funcionário ao longo de vários dias reduz gradativamente o nível de estresse, o funcionário se acostuma com o processo e passa a se comportar com mais naturalidade, o que consequentemente fornece informações mais completas e adequadas sobre suas atividades.

Inicialmente, determine com que precisão de tempo o observador deve registrar as mudanças no tipo de atividade do funcionário monitorado:

 a cada minuto, ou seja, o observador não se afasta do funcionário um minuto e registra todas as suas ações no exato minuto em que foram realizadas;

 em um determinado intervalo, ou seja, o observador registra a ocupação do funcionário em intervalos de três, cinco, dez minutos, etc.

Os requisitos de precisão do registro de horas são afetados por:

 tipo de atividade do empregado (intensidade do turno ocupacional);

 carga de trabalho do observador (observação de um ou mais funcionários em paralelo);

 a necessidade de precisão na implementação fins de vigilância.

Além disso, determine inicialmente com que precisão as ações do funcionário devem ser registradas, por exemplo, “uma conversa telefônica com um cliente de uma organização” ou “uma conversa telefônica com um cliente de uma organização sobre uma questão de casamento, a ligação foi transferida para o departamento de vendas”, etc. . A exigência de descrição detalhada da ação depende também da finalidade da observação e do tipo de atividade do funcionário.

Antes de começar a fotografar, explique aos participantes do processo (observador, funcionário, fiscal) as funções e finalidades da fotografia.

Se a fotografia for realizada por um observador externo, e não pelo próprio funcionário, familiarize-o com o formulário de denúncia - cartão com foto do dia útil. Explique ao observador que ele deve registrar nele todas as ações do funcionário supervisionado (tanto profissionais quanto pessoais), indicando o horário de início da nova ação e sua duração.

Por sua vez, explique ao funcionário metas fotografando. Enfatize que o resultado da observação será usado para melhorar o trabalho e não contra o funcionário pessoalmente.

Se a fotografia for tirada pelo próprio funcionário, explique-lhe também as regras de trabalho com o relatório e a finalidade da fotografia, para que o funcionário compreenda a importância e a responsabilidade da tarefa e a cumpra com consciência. A seguir, explique ao inspetor, funcionário designado, sua meta: periodicamente (uma vez a cada meia hora, hora ou outro período conveniente tanto para o funcionário quanto para o inspetor) monitorar o preenchimento do formulário de relatório e a conformidade dos dados registrados com as ações reais do funcionário controlado no momento da inspeção.

Se o observador for encarregado de tirar uma fotografia da jornada de trabalho, ele fica localizado próximo ao local de trabalho do funcionário, a uma distância que seja confortável para ambos os participantes da observação. Você não deve ficar atrás de um funcionário.

Esforce-se para tornar o processo de observação menos perceptível, para que não interfira no funcionário monitorado, pois isso pode reduzir o desempenho do funcionário e causar-lhe desconforto psicológico.

O observador tira uma fotografia da jornada de trabalho do funcionário enquanto observa seu trabalho durante todo o período selecionado para análise. Neste caso, o observador registra cada ação em formulário de relatório de observação.

O observador não deve interferir nas atividades do funcionário: ajudá-lo, negociar com ele, etc.

Caso o funcionário fotografe de forma independente sua jornada de trabalho, o fiscal que lhe é atribuído monitora periodicamente o correto preenchimento do formulário de relatório de observação, no qual o funcionário registra suas ações.

Ao final da fotografia da jornada de trabalho, o formulário do relatório de observação preenchido é transferido para o serviço de gestão de pessoal para posterior processando os resultados.

Combine todas as ações que o funcionário executou em grupos, atribuindo a cada uma delas seu próprio índice. Dê a operações semelhantes o mesmo índice.

Por exemplo:

 T pz – tempo gasto em trabalhos preparatórios e finais (chegou ao local de trabalho, ligou o computador, esperou o carregamento dos programas, etc.);

 T obs – tempo gasto na resolução de questões organizacionais e manutenção do local de trabalho;

 T op - o tempo total gasto no desempenho de funções oficiais responsabilidades(tempo operacional);

 T per – horário em que o funcionário interrompeu o trabalho.

Para uma análise mais precisa das atividades de um funcionário, divida seu tempo operacional em subgrupos ou destaque categorias adicionais.

Por exemplo, um contador de folha de pagamento, de acordo com a descrição de seu trabalho, é encarregado de receber, analisar e monitorar folhas de ponto; processamento de certificados de incapacidade temporária para o trabalho; folha de pagamento dos funcionários da organização, etc. Selecione cada uma dessas ações em um grupo separado, anote os grupos no formulário cartões fotográficos para o dia útil e calcule o tempo que um funcionário gasta em cada tarefa. Isso permitirá que você identifique áreas com gasto máximo de tempo.

A seguir, faça as pazes saldo de horas reais do funcionário. É uma tabela na qual são calculados para cada grupo o número de casos, a duração (tempo total de operações do grupo), a percentagem (quota) de tempo despendido na duração de toda a jornada de trabalho ou período observado.

Depois disso, calcule os coeficientes que permitirão tirar conclusões mais precisas sobre a perda de tempo. Para obter uma lista de coeficientes e fórmulas para calculá-los, consulte mesa.

A análise dos resultados permite compreender quanto tempo de trabalho os funcionários realmente utilizam para fins de trabalho, com que frequência os funcionários fazem pausas no trabalho, quanto tempo passam no almoço, quanto tempo leva o trabalho preparatório, etc.

Ao analisar uma fotografia da sua jornada de trabalho, identifique os motivos que o impedem de realizar seu trabalho com eficácia. Tendo identificado todos os problemas e dificuldades, desenvolva atividades que ajudem a resolver os problemas.

A organização Alpha decidiu tirar uma foto da jornada de trabalho do contador A.V. Dejnev. O objetivo da observação é determinar o gasto real de tempo de trabalho de um funcionário e identificar sua perda. O gerente de RH I.A. Ignatyeva.

Com base nos resultados de fotografar de 16 a 20 de janeiro de 2013, um cartão com foto do dia útil. Ignatiev junto com o contador-chefe V.N. Zaitseva (supervisor imediato de Dezhneva) analisou as informações registradas no mapa, desenvolveu e implementou as seguintes atividades:

 com base na taxa de perda de tempo de trabalho por violação da disciplina laboral (3,1 por cento), foi mantida uma conversa com Dezhneva para uma utilização mais eficiente do tempo de trabalho;

 com base no coeficiente de perda de tempo por motivos organizacionais e técnicos (9,4 por cento), foi realizada a manutenção técnica do computador de Dezhneva, sendo eliminada a causa da perda de tempo;

 com base na análise do tempo necessário para prestar assistência metodológica aos funcionários da organização em questões contábeis, foi reduzida a lista de questões sobre as quais a contadora Dezhneva é obrigada a aconselhar, o que liberou seu tempo para os processos de trabalho atuais;

 com base no resultado da análise do tempo despendido na recepção, análise e acompanhamento das folhas de ponto e na sua preparação para o processamento da contagem, decidiu-se atribuir estas responsabilidades ao gestor de RH Ignatieva.

Cartão fotográfico do dia de trabalho

MAPA
fotos do dia de trabalho

Organização do local de trabalho
(características do local de trabalho)

Lista de ações dos funcionários

Saldo do tempo real do funcionário

Cálculo de probabilidades

T pz – tempo gasto em trabalhos preparatórios e finais (chegou ao local de trabalho, ligou o computador, esperou o carregamento dos programas, etc.).

T o6s – tempo gasto na resolução de questões organizacionais e na manutenção do local de trabalho.

Principal – tempo gasto no desempenho de funções (tempo operacional).

Principal = Op1 + Op2 +... Topo

Pista T – o tempo durante o qual o funcionário interrompeu o trabalho.

Pista T = Trper + T lper

T lper – o tempo durante o qual o funcionário interrompeu o trabalho por questões pessoais (violando a disciplina trabalhista).

Trper – o tempo durante o qual o empregado interrompeu o trabalho por necessidades regulamentadas ou por problemas de produção.

T d – duração padrão do período de trabalho para elaboração de fotografia de jornada de trabalho.

T f – tempo efetivo que o trabalhador permaneceu no local de trabalho durante o período de realização da fotografia da jornada de trabalho.

T f = T pz + T op + T o6s + T por

Coeficientes para análise de uma fotografia da jornada de trabalho de um funcionário