Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации. Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом? Распоряжение о назначении ответственного за ведение архива

Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни. Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись».

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии.

Инфо

За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления.

Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Внимание

Трудовые книжки
Приказы

Вопрос Правильна ли будет, такая формулировка приказа: Назначить директора Иванова И.И. ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства, включая ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним с 11.01.2016г. (1.этого достаточно? 2.нужно писать контроль оставляю за собой?) Ответ Ответ на вопрос: Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме. Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит.

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515. В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.

В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя». Читайте о приказе о прохождении медосмотра еще больше по ссылке.

Если же директор не является руководителем организации, то формулировка приказа может быть такой, как Вы указали, включая пункт об оставлении контроля за собой. Образец приказа см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

XXX»│ │ООО «XXX»│ ││ │ПРИКАЗ│ ││ │ » » 2014 г.N 4 л/с │ ││ │Москва│ ││ │О назначении лиц, ответственных за ведение│ │кадрового делопроизводства│ ││ │В целях оперативного и качественного ведения кадрового│ │ делопроизводства│ ││ │ ПРИКАЗЫВАЮ:│ ││ │1. Назначить ответственнымзаведениекадровогоделопроизводства │ │ (далее — ответственный) руководителя юридического лица И.И.

Иванова.│ │2. Ответственный несет персональнуюответственностьзаведениеи │ │ учеткадровогодокументооборотавсоответствиисдействующим │ │ законодательством.│ │3. Ответственныйзаделопроизводствоведетследующиежурналы │ │ согласно приложению к настоящему приказу:│ │- журнал учета приказов по личному составу;│ │- журнал учета трудовых договоров;│ │- журнал учета личных дел.│ │Данные журналы должныбытьпронумерованы,прошнурованы,заверены │ │ подписью руководителя юридического лица и скреплены печатью.│ │4.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство

Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Комплектует организацию необходимыми кадрами.
Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании.

Приказ о назначении ответственного лица за кадровое делопроизводство

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать.
И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Какие функции выполняет кадровый специалист Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем. Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом.

Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством. Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство 2017

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности: В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
Движение работников.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство образец

Требования к оформлению документов»)- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет.

Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство скачать

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.
Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом. Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора. Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Какие функции выполняет кадровый специалист

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
Организует (составляет и утверждает , отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
Комплектует организацию необходимыми кадрами.
Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, .
Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет. В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании. В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец .

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

укрепление законности в деятельности организации;
анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Нормативная база

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер.

■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).

■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003)могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации.

■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока.

■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Задачи делопроизводителя	Задачи юридической службы
Разработка проекта Положения о делопроизводстве
Разработать проект Положения	Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности
Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах	Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников
Предоставить Положения на согласование юристу	Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации (Пример 1)
По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании	Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы
Введение в действие Положения о делопроизводстве
Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации	Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2)
Бланки документов, являющихся приложением к Положению о делопроизводстве в организации
Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению	Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации
Карточка организации
Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу	Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю
Входящие и исходящие письма
При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано	Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования
При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату	Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации
Сопроводительные письма
При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.	Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов
Приказы, распоряжения
Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным. Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи	Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении. Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица
Журналы регистрации приказов по основной деятельности
Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе	Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях
Подписание документов
При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом	Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации
Печати и штампы
Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации. Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу	Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями. При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц
Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов. Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом	Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях. Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении. Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения
Положения, инструкции, регламенты
По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов	Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций. В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации. Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа
Номенклатура дел организации
Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др. Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами	Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел. Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.).

Пример 1

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации

Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

13.01.2014 № 002

г. Москва

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин

Пример 2

Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»

I. Общие положения

1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.

Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.

Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

Кому передается кадровое делопроизводство;
Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

На руководителя организации, например, директора;
На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации.

Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия "ведение кадрового делопроизводства". На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).

Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена. Между тем для заполнения отдельных кадровых документов необходимо проставление подписи работника кадровой службы (например, для заполнения личной карточки работника).

Обязанности работника, в том числе в части ведения кадрового делопроизводства, могут быть установлены в его трудовом договоре (должностной инструкции).

Учитывая изложенное, полагаем, что, если в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации предусмотрена обязанность ведения кадрового делопроизводства, необходимость издания приказа о ведении кадрового делопроизводства отсутствует, так как указанный работник сможет заполнять документы на основании такого условия.

В противном случае целесообразно такой приказ издать, чтобы наделить соответствующими полномочиями конкретного работника и на этом основании заполнять отдельные кадровые документы.

При этом в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Таким образом, также следует издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При этом не существует законных ограничений для того, чтобы указать в приказе о ведении кадрового делопроизводства на обязанность ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек. Таким образом, на наш взгляд, вместо двух указанных приказов можно издать один.

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?